График работы бухгалтерии образец

Инструкция: как подготовить график документооборота в бухгалтерии

График работы бухгалтерии образец

Шаблоны и формы

График документооборота — это документ, который регламентирует процесс движения документов с момента их составления или получения до полного завершения исполнения. Например, до отражения в отчетности, отправки контрагенту или до передачи в архив на хранение.

30 сентября 2020 Евдокимова Наталья

Скачать образец графика документооборота на предприятии 2020 года

Скачать образец графика документооборота в бухгалтерии бюджетного учреждения 2020 года

Скачать образец правил документооборота в учетной политике

Скачать шаблон графика документооборота для юридического отдела

Скачать приказ об утверждении ГДО

Любая хозяйственная операция экономического субъекта должна быть подтверждена первичным документом. Порядок составления первички, ее обработки, передачи в бухгалтерию для отражения в учете устанавливается в отдельном порядке.

Для этого составляется специальный норматив — график или регламент документооборота бухгалтерских документов в компании — по сути, это задокументированный порядок движения первичной и учетной документации внутри экономического субъекта.

Обязанность составления ГДО регламентирована следующими нормативами:

Ответственные лица: кто составляет, утверждает и осуществляет контроль

Лицом, ответственным за составление и подготовку ГДО в организации для целей бухгалтерского учета, является главный бухгалтер. Это штатный работник учреждения либо иное лицо, на которое возложены ключевые обязанности по организации и ведению бухучета.

Иной вопрос, кто утверждает график документооборота: утвердить ГДО вправе только руководитель компании (иное уполномоченное лицо). Норматив допускается оформить как приложение к учетной политике. Но допускается и утверждение отдельным приказом или распоряжением.

После утверждения ГДО под подпись доводится до всех работников, участвующих в документообороте.

При этом требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации.

Отсюда следует вывод, кто осуществляет контроль за соблюдением графика документооборота, — это главный бухгалтер либо иное лицо, ответственное за ведение бухучета в компании.

Структура и содержание

Законодательство не предусматривает единый образец графика документооборота первичных учетных документов для юридических лиц. Организация самостоятельно готовит норматив, с учетом специфики деятельности и организационной структуры.

Специализированный регламент составляют в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения и всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Включите в график документооборота в учетной политике обязательные разделы в отношении каждого формуляра.

Обязательный разделЧто включить
Алгоритм создания конкретного формуляраОтразите:

  • какое количество экземпляров необходимо подготовить;
  • кто отвечает за выписку, оформление и его исполнение;
  • непременно пропишите срок исполнения документа.
Регламент проверки по каждой конкретной формеПропишите:

  • кто ответственный за проверку;
  • кто предоставляет формуляр на проверку;
  • каков порядок предоставления;
  • срок предоставления.
Порядок обработки документацииПропишите, кто является исполнителем и каков срок исполнения первички или учетного регистра.
Алгоритм передачи формуляра в архивЗакрепите, кто является исполнителем, в какой срок необходимо завершить передачу форм.

В обязанности всех работников организации необходимо включить положения о создании и предоставлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с ГДО. Это исключит проблемы и задержки в движении документации.

Образцы

Бланк ГДО:

Примерный образец графика документооборота к учетной политике некоммерческой организации:

Как утвердить

Оформите готовый ГДО как приложение к учетной политике для целей бухгалтерского учета. Либо составьте отдельный приказ по организации.

Специальной формы распоряжения для утверждения ГДО не предусмотрено. Рекомендуем использовать наш шаблон.

Образец приказа об утверждении:

ГБОУ ДОД ДЮСШОР “АЛЛЮР”ПРИКАЗ№135От 21.12.2019г.г. Москва”Об утверждении и введении в действие графика документооборота”В целях организации надлежащего документооборота, ПРИКАЗЫВАЮ:

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-kak-podgotovit-grafik-dokumentooborota-v-bukhgalterii

Составляем график документооборота на предприятии

График работы бухгалтерии образец

График документооборота — это внутренний акт компании, утверждающий порядок составления, подписания, обработки и обмена документами между сотрудниками различных подразделений.

Каждое подразделение в день обрабатывает большое количество различных документов. С распространением ЭДО количество бумаг сократилось, но на систему взаимодействия между отделами предприятия это влияет незначительно. Наличие утвержденного графика документооборота в любой организации облегчает задачу хранения и обработки входящих и исходящих документов.

Этот внутренний акт используется сотрудниками бухгалтерии, отделов производства и сбыта, секретарями и другими работниками, через которых ежедневно проходит определенное количество бумаг. Грамотно составленный план и график документооборота позволят избежать:

  • утери документации;
  • неотражения или несвоевременного отражения в учете фактов хозяйственной жизни;
  • штрафов со стороны контролирующих органов.

Особенно актуально составление графика для компаний, имеющих в своей структуре филиалы и обособленные подразделения. Если не используется система ЭДО, риски утери бумаг значительно возрастают.

Кто его формирует

Поскольку большинство бумаг, связанных с финансами, обрабатывается и хранится в бухгалтерии, а входящие и исходящие письма находятся в ведении секретаря или офис-менеджера, иногда возникает вопрос, кем разрабатывается график документооборота в организации и кто его утверждает.

Обычно разработкой занимается главный бухгалтер, который несет ответственность за правильное и своевременное отражение в учете хозяйственных операций.

Пример: товарная накладная и счет-фактура вместе с товаром сначала попадают на склад, где сотрудник расписывается в приеме товара и проверяет количество и целостность упаковки.

Затем документы передаются в отдел закупок, где оператор вносит данные о приходе ТМЦ в программу.

После этого бумаги поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность цен и количества, бухгалтер отражает в учете НДС и регистрирует счет-фактуру в книге покупок.

Для внутренних актов, не связанных с финансами (инструкции по пожарной безопасности, расписание уборки помещений и др.), руководитель вправе назначить ответственными за контроль проведения соответствующих мероприятий лиц, имеющих непосредственное к ним отношение.

Правила составления

Документ составляется в форме текста, таблицы или схемы с указанием фамилий и должностей ответственных лиц. При изменениях в штатном расписании (приеме и увольнении сотрудников, переводах на другие должности) и изменении должностных инструкций вносятся изменения в порядок документооборота: составляется новый акт или дополнения к нему.

Основная цель составления графика — обеспечение оперативного учета хозяйственных операций. Следовательно, срок, в течение которого документ находится в каждом подразделении, устанавливается минимальный.

Особое внимание следует уделить конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах. Перечень доступа к ним лиц строго ограничивается.

Независимо от того, кто составляет график документооборота, порядок утверждается приказом за подписью руководителя. Все лица, ответственные за составление, хранение и обработку бумажных и электронных документов, ставят свою подпись для подтверждения того, что они ознакомлены с порядком и обязуются его соблюдать.

Образец

Для документов, которые создаются в других подразделениях, следует разработать порядок их поступления и обработки в бухгалтерии. Примерный образец графика документооборота к учетной политике организации, утверждаемый на год, выглядит так:

Приложение №1К приказу об учетной политике№1п от 31.12.2019УТВЕРЖДАЮ:Генеральный директор ООО «Ppt.ru»______________________/Петров П.П./Графикдокументооборота в бухгалтерии

Вид документа и кол-во экз.СоставлениеОбработкаПередача в архив
Ответственное лицоСрокОтветственное лицоСрокОтветственное лицоСрок
Документы по кассе (ПКО, РКО, объявление на взнос наличными), 1 экз.Кассир1 деньБухгалтер1 деньБухгалтер5 лет (после проверки, ревизии)
Табель учета раб. времениНачальник склада, начальник отдела продаж, начальник отдела логистики5-е число месяцаБухгалтер по расчету з/п2 раб. дняБухгалтер по расчету з/п5 лет (после проверки, ревизии)
Приказ о направлении в командировку (3 экз.)Отдел персоналаЗа 5 дней до даты убытияБухгалтер1 раб. деньБухгалтер75 лет
Авансовый отчетПодотчетные лица2 раб. дня после прибытияБухгалтер2 раб. дняБухгалтер5 лет (после проверки, ревизии)
Документы на отгрузку (ТН, СФ)Сотрудник склада2 раб. дняБухгалтер7 раб. днейБухгалтер5 лет (после проверки, ревизии)

Согласовано:

Заместитель директора: /Сидоров С.С./

Главный бухгалтер: /Викторова В.В./

Ознакомлены:

Начальник склада: /Павлов А.А./

Начальник отдела продаж: /Михайлова Е.В./

Начальник отдела логистики: /Алексеев И.А./

Особое внимание следует уделить срокам хранения. Так, кадровые документы хранятся в архиве не менее 50 лет. При выходе сотрудника на пенсию ПФР иногда запрашивает данные о начисленной заработной плате.

Остальные бумаги хранятся в архиве 5 лет, после чего разрешается их уничтожение. Обратите внимание на пример графика документооборота со сроками хранения:

Образец приказа

Порядок документооборота утверждается приказом, который составляется в произвольной форме с указанием должностей и фамилий лиц, ответственных за его соблюдение. Примерный образец приказа выглядит следующим образом:

Источник: https://ppt.ru/forms/dokumentooborot/sostavlyaem-grafik

Составление графика документооборота в бухгалтерии — Audit-it.ru

График работы бухгалтерии образец

Алексеева М., эксперт журнала

Журнал “Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение” № 5/2020

Налаженная система документооборота в бухгалтерии позволяет своевременно отражать факты хозяйственной жизни в учете, в том числе передавать первичные учетные документы для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета и составлять на их основе бухгалтерскую и иную отчетность. Регламентировать процесс движения документов с момента их составления или получения до завершения исполнения (использования для формирования отчетности, отправки, помещения в архив и др.) можно с помощью графика документооборота. О том, как правильно его составить, поговорим в статье.

Общие правила формирования графика документооборота

Документооборот является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета.

Правила его организации и технология обработки (представления (обмена)) учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота для отражения в учете, устанавливаются учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 9 СГС «Учетная политика»[1], п. 22 СГС «Концептуальные основы»[2]).

Как правило, график документооборота оформляется в качестве приложения к учетной политике учреждения. Следует отметить, что утвержденной формы этого документа нет. Каждое учреждение разрабатывает ее самостоятельно с учетом особенностей осуществляемой деятельности и объема хозяйственных операций.

Общие правила формирования графика документооборота содержатся в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.

1983 № 105, которое применяется до сих пор в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее (см. Информацию Минфина РФ № ПЗ-13/2015).

В данном положении также приведена примерная форма графика, которую можно взять за основу при составлении собственной.

Разработкой графика документооборота занимается главный бухгалтер, а утверждает – руководитель учреждения.

График может быть оформлен в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения, а также всеми исполнителями с указанием взаимосвязи этих подразделений и сроков выполнения работ.

График документооборота в бухгалтерии должен устанавливать рациональный документооборот: каждый первичный документ должен проходить оптимальное число подразделений и исполнителей, срок его нахождения в каждом из подразделений должен быть минимальным.

График документооборот в бухгалтерии необходимо соблюдать всем лицам, ответственным за составление и обработку документов. Для этого им выдается выписка из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения, в которые они передаются.

Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В таких целях документы нужно хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем – сдать в архив учреждения.

До передачи документов в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Отметим, что за несоблюдение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации работодатель вправе объявить ответственному работнику выговор либо лишить его премии или выплатить премиальные в меньшем размере (Письмо Роструда от 18.12.2014 № 3251‑6‑1).

Основные этапы разработки графика

В графике документооборота должно быть определено несколько этапов движения документов внутри учреждения: составление (получение), проверка и обработка, передача в архив. При его разработке важно:

1) установить перечень документов, используемых для оформления всех фактов хозяйственной жизни учреждения. Унифицированные формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, которые государственные (муниципальные) учреждения обязаны использовать в своей деятельности, а также методические указания по их применению утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

Если для отражения определенных операций унифицированная форма первичного учетного документа не предусмотрена, учреждение вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в учетной политике (п. 9 СГС «Учетная политика»). Документы неунифицированной формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете[3], п.

25 СГС «Концептуальные основы»;

2) установить и утвердить лиц, ответственных за оформление (прием) документов, схему движения документов между ними;

3) определить лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учетных документов;

4) установить предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив.

В графике также могут быть указаны сроки хранения документов, хотя это и необязательно, поскольку они установлены законодательно.

Напомним, что учреждения обязаны хранить первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие бухгалтерские документы учреждение учетной политики, средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться учреждениями не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ст. 29 Закона о бухгалтерском учете).

Срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/account/basis/a83/1014746.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.