Как оформить продление командировки

Содержание

Продление командировки как оформить – 2020

Как оформить продление командировки

/ Важные документы

Предлагаем ознакомиться со статьей на тему: “Продление командировки как оформить”. На странице собрана информация с авторитетных источников и сделаны выводы. На все сопуствующие вопросы вам ответит дежурный консультант.

Как оформить продление командировки, ни в ТК РФ, ни в положении о командировках (утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749) не описано. Очевидно, что для этого нужен приказ.

Специальной формы для него нет, поэтому составить его вы можете в произвольной форме. Обязательно укажите в нем причину продления командировки и новый срок (дату окончания).

В остальном приказ оформляется по общим правилам, предусмотренным для приказов по основной деятельности.

Образец приказа о продлении командировки вы можете скачать у нас на сайте.

После составления приказа о продлении командировки нужно уведомить работника. Форма уведомления — любая удобная. Например, можно направить ему скан приказа. На оригинале он распишется, когда вернется.

И конечно, работнику нужно доплатить командировочные, если полученного ранее аванса ему не хватает. Распоряжение об этом, как правило, включается в приказ о продлении.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Есть категории работников, направлять которых в командировку можно только с их письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний, подтвержденных медзаключением. Эти лица указаны в ст. 259, 264 ТК РФ. Полагаем, что у них нужно запрашивать и согласие на продление служебной поездки.

У нас на сайте вы найдете и другие образцы документов по командировкам, в т. ч. приказа:

http://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/prodlenie-komandiroi-kak-oformit/

Порядок продления командировки

При необходимости командировку можно продлить. Это решение принимает работодатель, который обязан выпустить новый приказ о командировке. Изменять действующие документы, чтобы продлить срок поездки, нельзя.

Причины продления командировки

Срок командировки можно увеличить, если:

объём работ в поездке оценили неправильно, и остались невыполненные задачи;

появились новые задачи, которые важно сделать во время поездки;

работник заболел и не успел справиться со своими задачами;

сотрудник не успел выполнить свои задачи из-за некомпетентности;

по какой-либо причине сотрудник не смог купить билеты для возвращения домой;

объём работы резко и непредвиденно увеличился, независимо от действий сотрудника и его руководителя.

При любых уважительных причинах продления поездки сотрудник должен предоставить подтверждающие документы. Например, больничный лист. О независящих от сотрудника обстоятельствах лучше предупредить работодателя как можно раньше.

Если работодатель вынужден увеличить срок поездки по прямой вине сотрудника, например, из-за его ошибки или некомпетентности, работодатель может привлечь его к ответственности. Например, наложить штраф.

Продление командировки без согласия сотрудника

Если работодатель видит необходимость в продлении поездки, он может увеличить её срок без согласия сотрудника. В этом случае работодатель в общем порядке издаёт приказ о продлении командировки.

Если сотрудник отказывается от продолжения поездки без уважительных причин, он может понести дисциплинарную ответственность. Так как поездка в командировку — трудовая обязанность, отказ от неё может рассматриваться как невыполнение служебных задач. По закону, работодатель имеет право объявить выговор, замечание, а при нескольких нарушениях дисциплины даже уволить сотрудника.

Однако, по ст. 259 ТК РФ, некоторые работники могут поехать в командировку только с их письменного согласия и при наличии медицинского заключения. Поэтому они имеют право отказаться от продления поездки. Это:

— женщины с детьми до трех лет;

— воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без супруга;

— осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Все эти гарантии распространяются также на отцов, воспитывающих детей без матери, и на опекунов (попечителей) несовершеннолетних.

Если сроки командировки изменились, как правильно оформить?

СУТЬ ПРОБЛЕМЫ:

Иногда работодателям приходится отзывать работников из служебной командировки или, наоборот, продлевать ее срок.

[1]

ВОЗНИКАЕТ ВОПРОС:

Как это правильно сделать?

ОТВЕТ:
(материал подготовлен Н.А.Ямановой научным редактором журнала «Зарплата»)

Порядок направления сотрудников в служебные командировки установлен в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение о командировках), а гарантии командированным сотрудникам — в гл. 24 Трудового кодекса.

Примечание. Служебная командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Ни один из этих документов не устанавливает ни порядка отзыва работника из командировки, ни порядка продления командировки.
Вспомним, какие документы оформляет работодатель при направлении работника в служебную командировку.

Какими документами оформляется командировка

Принимая решение о направлении сотрудника в командировку, работодатель:— оформляет служебное задание, в котором указана цель командировки (п. 6 Положения о командировках).

Для этого он может использовать форму N Т-10а или форму, разработанную самостоятельно и утвержденную руководителем организации (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012);— приказ (распоряжение) о направлении работника в служебную командировку по форме N Т-9 или самостоятельно разработанной форме;— командировочное удостоверение по форме N Т-10 или самостоятельно разработанной форме, подтверждающее срок пребывания работника в командировке с указанием даты приезда в пункт (пункты) назначения и даты выезда из него (из них) (п. 7 Положения о командировках);

— выдает работнику под отчет денежный аванс на командировочные расходы, включая суточные.

Примечание. Унифицированные формы N N Т-10а, Т-9 и Т-10 утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Источник: https://batutstyle.ru/prodlenie-komandirovki-kak-oformit/

Продление командировки – как правильно оформить

Как оформить продление командировки

Когда оформляется командировка сотрудника, директор в своем письменном распоряжении устанавливает ожидаемые сроки этой поездки. Но в дальнейшем, по самым различным причинам, данного периода может не хватить и потребуется продление командировки. В соответствии с законодательством, ранее установленный срок служебной поездки для работника может быть продлен.

Шаг 3. Составление приказа на продление командировки

Приказ о продлении командировки не имеет строгой стандартной формы. Он может составляться в произвольном виде на фирменном бланке.

Документ обязательно должен содержать:

  • Информацию о сотруднике, который находится в командировке;
  • Причину, по которой необходимо продлить служебную поездку;
  • Новую дату завершения поездки (устанавливается работодателем самостоятельно);
  • Указание произвести перечисление денежных средств;
  • Установление ответственных лиц.

[vc_btn title=”Как оформить приказ о продлении командировки?” style=”3d” color=”success” size=”lg” align=”center” i_align=”right” i_icon_fontawesome=”fa fa-share” css_animation=”bounceIn” add_icon=”true” link=”url:https%3A%2F%2Fkadrypro.ru%2Fkomandiroa%2Fdoc%2Fprikaz-o-prodlenii-komandiroi.html||target:%20_blank|”]

Внимание! Работник должен быть обязательно ознакомлен с приказом, и подтвердить это личной подписью. Поскольку он может находиться далеко, с ним при помощи телефонных переговоров нужно получить согласие о подписи документа, либо отправить бланк по факсу или электронной почты для того, чтобы он подписал и выслал его обратно.

Увеличение срока пребывания в поездке повлечет за собой и увеличение расходов работника. Ему необходимо будет дополнительные дни оплачивать гостиницу, нести расходы на питание, производить другие расходы (например, за обмен билета может удерживаться комиссия).

Поскольку работодатель обязан компенсировать сотруднику все понесенные им траты, при продлении необходимо перечислить работнику суточные при командировке за дополнительные дни, а также деньги на оплату гостиницы и покрытие других расходов.

  Как оформить командировку в 2017 году

Разрешения на то, чтобы работник производил оплату новых расходов из собственных средств, трудовое законодательство не содержит.

Указание на перечисление работнику дополнительных средств лучше всего сразу включать в приказ на продление командировки.

Шаг 5. Внесение изменений в другие документы

Вносить изменения в ранее оформленные документы — служебное задание, командировочное удостоверение, не требуется. В качестве обоснования расхождения дат, к ним прикладывается копия приказа на продление поездки.

В табеле учета рабочего времени дни нахождения в командировке все также отмечаются буквой «К», без проставления часов.

Источник: https://kadrypro.ru/komandirovka/prodlenie/prodlenie-komandirovki.html

Особенности продления командировки

Как оформить продление командировки

Многим организациям приходится периодически направлять сотрудника в командировку. Процедура оформления этого процесса известна, но могут возникнуть вопросы при необходимости продлить срок.

Что должен знать и сделать кадровый специалист?

Нормативная база

  • Трудовой Кодекс РФ: ч.1 ст. 166, ст. 24;
  • Постановление Правительства РФ N 749;
  • Письмо Роструда N ПГ/1487-6-1;
  • Налоговый Кодекс: ст. 264;
  • КоАП: ч. 1 ст.5.27, ч. 4 ст. 5.27.

Скачать  документы можно тут:

Трудовой кодекс РФ

Статья 264 НК РФ

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Письмо ПГ1487-6-1

Статья 5.27 КоАП РФ

Особенности процедуры

Служебная командировка – поездка сотрудника по распоряжению начальника с целью выполнить определенные поручения.

Она должна отвечать следующим условиям:

  • выполняться в удаленном от постоянной работы месте;
  • быть ограниченной по сроку;
  • не иметь разъездного характера;
  • не допускать выполнения поручений во время пути.

Срок начинается со дня выезда и заканчивается датой возвращения (проставляется в билетах).

ТК РФ и Положения не содержат правил продления служебной командировки. Следовательно, окончательное решение остается за работодателем и зависит от объема, сложности возложенных задач.

По инструкциям максимальная продолжительность составляет 5 дней.

Документы, связанные с командировкой, коррекции не подлежат.

Сведения фиксируются в нормативно-правовых актах предприятия:

  • в приказе;
  • в служебном задании.

Коммерческие организации имеют право использовать самостоятельно разработанные формы.

Главное требование – наличие всех обязательных реквизитов.

В командировку направляются служащие, состоящие только в трудовых отношениях. Иначе налоговые органы не признают расходы как командировочные.

К поездке не могут быть допущены беременные женщины, инвалиды, зарегистрированные кандидаты.

Возможные причины увеличения срока

Причин продления командировки множество.

Условно их делят на несколько групп:

  • По производственной необходимости. Происходит, когда руководитель дает дополнительный объем работы или служащий не успевает своевременно справиться с заданием.
  • По личным обстоятельствам. Сотрудники имеют право подать руководителю заявление с просьбой задержаться на краткосрочное время (до 2-3 дней). Просьба удовлетворяется, если за последним днем командировки следуют выходные или праздники.
  • Транспортные проблемы. Иногда продление командировки связано с задержкой рейса или отсутствием билетов. Днем приезда считается дата фактического прибытия служащего в назначенное место.
  • Болезнь. Если в период выполнения поручений служащий оказался нетрудоспособным, он должен обратиться в местное лечебное заведение. Командировка продлевается. По возвращении на место постоянной работы в отдел кадров предъявляется лист нетрудоспособности.
  • Форс-мажор. Задержка возможна по независимым от сотрудника обстоятельствам. Например, наводнение, пожар, дорожно-транспортное происшествие и т.д.

Как оформить продление командировки?

Какой бы ни была причина отъезда сотрудника, законодательство требует грамотного оформления документов. Все правила прописываются в локальных нормативных актах организации.

Чтобы продлить командировку, делается запрос в письменном виде, так как продление срока возможно при отсутствии противопоказаний по состоянию здоровья и исключительно с согласия сотрудника.

Особенно важно соблюдать это требование для граждан, воспитывающих ребенка до 3 лет, одиноким родителям, ухаживающим за детьми-инвалидами и др.

Кадровый специалист отправляет соответствующее уведомление:

Уведомление о продлении

Работник имеет право отказаться от продления командировки. Работодатель может не препятствовать, иначе будет привлечен к административной ответственности.

Далее составляется служебная записка с указанием причин, по которым приходится отсрочить время:

Служебная записка

Затем издается приказ о продлении.

Унифицированной формы законодательство не предусматривает, поэтому документ составляется в произвольном виде.

Обязательно должен содержать:

  • причины увеличения продолжительности;
  • новый срок завершения командировки (устанавливает работодатель).

Документ отправляется по факсимильной связи на подпись сотруднику. По возвращению из командировки предъявляется оригинал.

Пример смотрите здесь:

Приказ о продлении

Примечание: на практике нередко вместо приказа оформляется резолюция руководителя, например такая: «Разрешаю продлить срок командировки на 3 дня. 06.06.2016. К.Е. Костенко».

В табеле учета рабочего времени командировочные проставляются буквой «К» или 06. Количество отработанных часов не отмечается.

При оформлении документов, связанных с увеличением срока выполнения поручений, не нужно вносить изменения в служебное задание или командировочное удостоверение.

Пример:

Работник фирмы ЗАО «Альфа» И.В. Орлов, занимающий должность экономиста, направлен в командировку в ОАО «Виктория» в г. Красноярск для выполнения задач, связанных с заключением контракта. Длительность поездки составляет 6 дней с 20-25 июня (включительно) 2020 г. Сотрудник сообщил, что на выполнение потребуется еще 3 дня.

Кадровый специалист должен подготовить:

Служебную записку:

Служебная записка

Приказ:

Приказ о продлении командировки

В табеле учета рабочего времени вносятся следующие обозначения.

Расчеты с сотрудником

В случае продления командировки предприятие обязуется компенсировать сотруднику расходы за:

  • питание;
  • оплату проживания (съемная квартира, гостиница и т. д.);
  • приобретение (обмен) обратного билета.

Если выданные перед отъездом денежные средства израсходованы, работодатель обязан перечислить дополнительную сумму.

Поручить бухгалтеру совершить платеж можно в приказе о продлении.

Такие требования предъявлены Положением о служебных командировках.

Суточные выплачиваются за все время нахождения в командировке и включают:

  • дни пребывания (в том числе, добавленные);
  • выходные и нерабочие праздничные дни;
  • период нахождения в пути;
  • время вынужденной остановки.

Если командированный заболел, он вправе получить финансовую компенсацию после предъявления больничного листа.

Расчет всех положенных выплат осуществляется на основании предоставленных документов: счетов гостиниц, билетов, справок и т. д.

Пример:

Сотрудницу отдела маркетинга А.В. Скворцову отправили в командировку с 27 июня по 9 июля (14 дней). Во время выполнения поручения заболела и находилась в стационаре с 4-6 июля, что подтверждено больничным листом. В связи со случившимся, Анна Викторовна вернулась 12 июля (позже на 3 дня).

Решение:

Дни болезни сотрудницы в командировку не включаются.

Организация должна начислить:

  • суточные за период с 27 июня по 12 июля;
  • больничное пособие за период 4 – 6 июля;
  • компенсацию затрат на проживание (период с 4-6 июля не учитывается).

А.В. Скворцова представила листок нетрудоспособности, счет из гостиницы и чеки, подтверждающие расходы в связи с продлением командировки. Денежная компенсация составила 1700 руб.

Нюансы

Если генеральный директор находится в поездке по служебным делам, которую надо продлить, кадровый специалист составляет приказ.

Основанием является решение директора.

текста будет примерно таким:

Источник: http://kadriruem.ru/prodlenie-komandirovki/

Продление командировки: причины, можно ли это сделать без согласия работника, как правильно оформить

Как оформить продление командировки

При планировании служебной поездки устанавливаются ожидаемые сроки и длительность командировки сотрудника, исходя из объема работы, которую необходимо осуществить.

Однако на месте работник, уже в ходе выполнения полученного от руководства задания, может столкнуться с тем, что указанного периода ему не хватит.

В этой ситуации администрация субъекта бизнеса должна составить приказ о продлении командировки.

Можно ли продлить командировку без согласия работника

Служебная поездка по заданию руководства является частью трудовых функций, которые необходимо выполнять работающему в силу заключенного с фирмой трудового соглашения.

Поэтому отказаться от участия в поездке без привлечения к дисциплинарной ответственности сотрудник сможет, если на это даст согласие администрация. Данное правило распространяется и на продление служебной поездки, поскольку это также является командировкой.

Не стоит забывать про категории граждан, при оформлении командировки, которых законодательством установлена обязанность руководства фирмы получать от них предварительное согласие на такие поездки.

К таким сотрудникам относятся:

  • Имеющие малолетних детей (до 3-х лет), женщины или иные лица, на воспитании которых находятся эти малыши при отсутствии матери.
  • Лица, которые в одиночку воспитывают детей в возрасте до 5 лет.
  • Лица, осуществляющие медицинский уход и присмотр за близкими родственниками.
  • Работающие на предприятии инвалиды, за исключением случаев когда поездка влияет на их реабилитационный период восстановления здоровья.

Внимание! Так как эти сотрудники дают первоначальное согласие на служебную поездку, то и на продление ее сроков у них нужно получать согласие. Если такой человек отказывается от этого, то увеличивать срок его командировки нельзя.

Нормативные акты в сфере труда определяют некоторые типы работников, какие допустимо направлять в поездки только получив от них согласие. Это же правило будет распространяться и на продление. Если работнику нужно увеличить срок командировки, и он входит в установленный перечень лиц, то продлевать поездку можно тоже только с согласия.

Оно формируется только в письменной форме. При этом в документ обязательно добавляется строка, содержащая упоминание о том, что сотрудник знает о своем праве отказаться.

Однако когда он находится в поездке, получить от него прямое разрешение затруднительно, но сделать это все же можно:

  • При помощи разговора по телефону. С сотрудником при телефонном разговоре можно договориться о том, что поставит подпись на согласии, когда вернется из поездки. Однако этот способ наиболее небезопасный, ведь по какой-либо причине сотрудник может потом отказаться ставить подпись на бланке. В результате на организацию будут наложены штрафы за увеличение времени поездки без согласия сотрудника.
  • Форма согласия пересылается по факсу. Работник при получении знакомится с ним, ставит свою подпись и так же факсом высылает обратно. После возвращения из командировки можно попросить подписать и оригинал.
  • Выслать бланк по электронной почте. В целом, этот способ аналогичен предыдущему — сотрудник распечатывает присланную скан-копию, ставит свою подпись и при помощи сканера высылает ее назад.

бухпроффи

Важно! Если от льготного работника не получается добиться согласия, то оставлять его в командировке самовольно запрещено.

Шаг 2. Написать служебную записку

После проведения переговоров с работников, во время которых было получено от него согласие на увеличение срока командировки, либо, если он не наделен льготами, без получения согласия, непосредственный руководитель командированного должен составить служебную записку.

Этот документ создается произвольно, и должен включать следующие сведения:

  • Личные данные работника;
  • Первоначальная дата окончания поездки;
  • Причины, из-за которых нужно продлить срок поездки;
  • Новый день окончания поездки.

Руководство должно рассмотреть предоставленный документ и проставить на нем свою отметку — разрешить увеличить срок поездки либо отказать в этом. Если принято решение об увеличении, то документ с указанием на нем отправляется в кадровый отдел.

Шаг 3. Оформить приказ на продление командировки

Для такого документа нет какой-либо специальной формы. Его можно оформить на фирменном бланке с произвольными формулировками.

Такой приказ должен обязательно включать в себя:

  • Данные о работнике, которому увеличивается командировка;
  • Причина, из-за которой выполняется увеличение срока;
  • Дата, в какую должна теперь завершиться поездка (работодатель назначает ее самостоятельно);
  • Указание ответственному лицу выполнить перечисление денежных средств;
  • Определение ответственных лиц.

Делопроизводство требует, чтобы работник был обязательно ознакомлен с приказом и поставил на нем свою подпись. Но поскольку он находится на этот момент в отъезде, сделать это нельзя.

Внимание! Однако можно провести телефонные переговоры, во время которых получить от него согласие подписать документ, либо отправить ему бланк составленного приказа факсом или по электронной почте для того, чтобы он его подписал и отправил обратно.

При увеличении срока нахождения работника в командировке, у него также существенно увеличатся его суточные расходы – ему необходимо будет продолжать снимать номер в гостинице, ежедневно питаться, пользоваться связью и транспортом, нести другие расходы.

Администрация фирмы должна компенсировать командированному сотруднику все расходы, которые он несет во время поездки. Поэтому, при принятии решения о продлении командировки, ему нужно перечислить суточные при командировке по территории РФ в рублях, либо суточные при загранкомандировке в валюте, а также денежные средства на покрытие возникающих дополнительных расходов.

Акты трудового законодательства не включают в себя разрешения на то, чтобы при продлении сотрудник производит оплату всех дополнительных расходов из своих средств с последующей компенсацией при возвращении.

Рекомендуется в приказ на продление включать указание ответственному лицу на расчет и перечисление дополнительных средств работнику.

Шаг 5. Изменение ранее составленных документов

Если было решено изменить условия командировки, то исправлять документы, которые были выпущены ранее — служебное задание, командировочное удостоверение и другие, нет необходимости. Однако при сдаче их в архив необходимо будет прикрепить к ним копию приказа об изменении командировки в качестве обоснования.

Работник, который делает отметки в табеле учета рабочего времени, в дни продления все также ставит отметки в виде буквы «К» без указания часов.

Источник: https://buhproffi.ru/kadry/prodlenie-komandirovki-kak-pravilno-oformit.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.