Как проводить командировки

Как в компании организовать командировки: три способа

Как проводить командировки

В этой статье мы разберем три способа организации командировок и для какого типа бизнеса они подходят: самостоятельно, через тревел-агентство или с помощью специализированного ИТ-сервиса.

Компания HeadHunter в 90% случаев для организации командировок пользуется ИТ-сервисом Smartway. Совместно с ним мы и подготовили этот материал.

Этот вариант предполагает, что компания обращается в классическое агентство делового туризма по электронной почте или по телефону с заявкой, которая содержит общие условия — даты и направление поездки, количество командированных сотрудников, особые пожелания. Агентство самостоятельно подбирает варианты и занимается бронированием, всё взаимодействие с клиентом строится тоже по электронной почте и телефону.

Раньше, когда поиск и сравнение вариантов, а также процесс бронирования занимали массу времени, очень ценной была сама возможность переложить эту рутину на подрядчика. С наступлением цифровой эпохи эти технические действия существенно упростились — и агентства стали не единственным способом организации командировок.

Теперь ценность услуг классических агентств делового туризма сместилась на другие акценты. На агентства удобно перекладывать организацию «под ключ» нестандартных поездок.

Например, когда требуются чартер вертолетом или самолетом, аренда целых вагонов в поездах, а также дополнительный сервис в поездке — бронирование ресторанов, организация на месте деловых мероприятий.

Также агентства хорошо подходят компаниям из госсектора и с гособоронзаказом, где требуются открытие специальных счетов в банках и специфичный нестандартный документооборот по поездкам, но в то же время всё еще сильны традиции заказа услуг «по старинке» (по телефону, по формализованным заявкам).

Многие компании, у которых командировки преимущественно стандартные и не требуют уникальных услуг, тоже по привычке продолжают работать по классической схеме бронирования.

Важно соотносить этот способ с экономикой взаимодействия, помня о том, что агентство — это не благотворительная организация, его первостепенная задача — зарабатывать деньги.

Оно не заинтересовано в вашей экономии так, как вы сами.

  • Возможность организовать массовое мероприятие или выезд, уникальную поездку с набором дополнительных услуг;
  • Корректность документооборота по сравнению с самостоятельным бронированием и оплатой с личной карты или наличными;
  • Топовые агентства предоставляют возможность пользоваться корпоративными программами лояльности от авиакомпаний;
  • Удобно при работе с госконтрактами или гособоронзаказом.
  • Стоимость, которая может выражаться как в официальной комиссии, так и в завышении цен — зачастую их трудно проверить постфактум;
  • Ограниченный выбор предложений билетов и гостиниц, так как агентство заинтересовано предлагать не все доступные варианты, а те, где у него максимальная комиссия;
  • Дополнительные трудозатраты и потеря времени, если коммуникация ведется через почту и по телефону;
  • Отсутствие возможности интегрировать процесс с внутренними системами документооборота. Как следствие — лишний ручной труд бэк-офиса.

Туристическая отрасль кардинально изменилась за последние 10–15 лет, на смену агентствам пришли онлайн-решения, которые дали значительно больший выбор за меньшую цену.

Похожие процессы происходят на рынке бизнес-туризма — здесь ИТ-компании разрабатывают корпоративные сервисы для организации командировок. Смысл таких сервисов в том, чтобы предоставить клиенту максимальное количество инструментов для автоматизации этого процесса — от бронирования с помощью онлайн-инструментов до документооборота. На рынке есть несколько предложений от разных компаний.

Организация командировок через ИТ-сервис в среднем стоит меньше, чем через классическое агентство, — просто за счет уменьшения трудозатрат.

Многие операции, которые в классическом агентстве полностью или частично выполняют люди, в сервисе автоматизированы.

Также хороший ИТ-сервис позволяет в автоматическом режиме накапливать корпоративные бонусы от авиакомпаний, чтобы их получал не только пассажир, но и компания, которая отправила его в деловую поездку.

Единственная услуга, которую трудно автоматизировать, — поддержка при форс-мажорах. Поэтому лучше выбирать такой ИТ-сервис, который качественно оказывает тревел-поддержку, например когда нужно оперативно внести изменения в забронированные поездки.

Реальная история из жизни компании HeadHunter: в январе возникла неожиданная проблема — из-за отмены рейса около 15 сотрудников региональных офисов рисковали не успеть на важное корпоративное мероприятие в Москве. Мы написали в службу поддержки нашего командировочного партнера — ИТ-сервиса Smartway, и нам поменяли все билеты за полчаса.

  • Видны все доступные варианты билетов и отелей;
  • Возможно открыть ограниченный доступ к сервису сотрудникам, чтобы они могли самостоятельно выбирать билеты и отели;
  • Сокращение трудозатрат за счет автоматического формирования документов и отчетов, возможность интеграции с внутренними системами документооборота (например, у Smartway есть интеграция с 1С);
  • У некоторых сервисов есть прямая интеграция с авиакомпаниями, что делает билеты дешевле по сравнению с выпиской через глобальные системы бронирования;
  • Обычно ниже сервисный сбор и прозрачнее ценообразование — за счет этого цена билетов и номеров в гостиницах может получиться ниже, чем в классическом варианте бронирования через агентство;
  • Можно возвращать 2–4% от авиабилета в виде бонусов от авиакомпаний за счет корпоративных программ лояльности.
  • Обычно нет дополнительных услуг (например, MICE);
  • Могут возникнуть сложности у менеджеров, которые никогда не пользовались онлайн-сервисами бронирования.

Этот способ предполагает, что каждый сотрудник самостоятельно покупает билеты и бронирует гостиницу на В2С-сервисах, а компания потом возмещает расходы либо выдает аванс.

Обычно этот вариант используют организации с небольшим числом командировок — не более 20 в месяц, в которых доля расходов на командировки незначительна по отношению к обороту и прибыли.

В этом случае проще не тратить ресурсы на контроль и смириться с возможными переплатами.

Если сотрудники ездят в командировки сами, то собирать чеки и документы им тоже придется самим.

Понятно, что в таком режиме гарантировать идеальный документооборот трудно, а это может приводить к проблемам с последующим вычетом НДС и налоговой отчетностью.

Пока поездок немного и компания не теряет больших денег, такой подход допустим, но с увеличением числа командировок обычно возникает необходимость корректно организовать отчетность.

Если компания сама организует командировки, то ее сотрудники должны быть готовы самостоятельно реагировать на экстренные проблемы в поездках.

Разумеется, адекватный работодатель возместит сотруднику непредвиденные расходы, но вовремя поменять авиабилет или оперативно решить проблему с отелем в чужой стране для неподготовленного человека — то еще испытание.

Например, самостоятельная замена билета, купленного через агрегатор, может занимать до четырех часов.

  • Не надо платить подрядчику, нет трудозатрат на организацию процесса;
  • Сотрудники могут выбрать комфортный им вариант, что повышает общую эффективность командировки.
  • Затруднен документооборот, сложности с возвратом НДС;
  • Процессы возврата и обмена билетов могут быть непрозрачными и повлечь дополнительные расходы;
  • Сотрудники не всегда выбирают оптимальные варианты для компании, предпочитая личные бонусы (например, дополнительные баллы по программам лояльности);
  • Нельзя воспользоваться корпоративными программами лояльности от авиаперевозчиков;
  • Нет возможности работать по постоплате.

Если вы решили, что вам подходит способ организации с помощью ИТ-решения, здесь можно оставить запрос на подключение к Smartway

Получить бесплатный доступ к системе

Источник: https://hh.ru/article/24232

Как правильно оформить командировку

Как проводить командировки

Некоторые виды работ могут быть связаны с необходимостью для сотрудников совершать дальние или близкие поездки, имеющие непосредственную связь с выполнением основных трудовых обязанностей. По ст.

166 ТК РФ, служебная командировка — это любой выезд работника в рабочее время за пределы предприятия, связанный с выполнением трудовых задач. Минимальный срок служебной командировки может составлять один рабочий день, а вот максимум не ограничен.

Длительность командировки определяется необходимостью выполнить поставленную задачу с учетом ее сложности и объема. Оформлять отъезд сотрудников в командировки работодатель должен официально, заранее определяя их цели и задачи.

В долговременных командировках, связанных с выездом за пределы родного населенного пункта, сотрудникам полагаются суточные — дополнительные средства на проживание. Также они могут рассчитывать на компенсацию транспортных расходов и оплату найма жилья.

Важно понять отличия командировки от работы, выполнение которой связано с постоянными разъездами. Представим сходства и различия в виде таблицы:

Признаки КомандировкаРабота разъездного характера
Количество поездокРазовые, до нескольких раз в год.Постоянные.
Регулирующие нормы ТК РФСтатьи 166 – 168 ТК РФ.Часть 2 ст. 57 (в сфере заключения трудового договора); статья 168.1 ТК РФ.
Регион поездокЛюбой.Любой, прописывается в трудовом договоре.
Характер работыВыполнение конкретных отдельных задач или поручений работодателя.Осуществление основных трудовых обязанностей.
ОплатаИз расчета среднедневного заработка.Оклад, ставка (условия содержит трудовой договор).
ОформлениеСпециальный приказ (распоряжение) руководителя.Порядок регулируется работодателем в локальных нормативных актах.
Возмещение расходов при поездке
  • возмещение проезда;
  • найм жилья;
  • суточные;
  • прочие расходы, одобренные работодателем к возмещению.
  • возмещение проезда;
  • найм жилья;
  • суточные;
  • прочие расходы, одобренные работодателем к возмещению.
Варианты возмещения расходовВ соответствии с подтверждающими документами, приложенными к авансовому отчету.По локальным нормативным актам:

  • в соответствии с подтверждающими документами, приложенными к авансовому отчету;
  • постоянная фиксированная надбавка.
Оправдательные документы
  • отчет о командировке и выполнении поставленной задачи;
  • авансовый отчет.
В соответствии с локальными нормативными актами либо авансовый отчет.

Командировка: оформление документов 2020 год

По результатам изменений, внесенных Постановлением Правительства от 29.07.2015 № 771, для официального оформления командировки в настоящее время используются всего два документа:

  1. Приказ по форме Т-9 или Т-9а — основной бланк, который определяет направление, цель поездки, ее длительность и т. д.
  2. Авансовый отчет по форме АО-1 — документ, которым работник доказывает произведенные им расходы с прикреплением подтверждающих документов.

В соответствии со вступившими в силу изменениями, заполнять служебное задание и командировочное удостоверение, равно как и регистрировать выезд в специальном журнале, теперь не обязательно.

При этом организации, которые привыкли к такому способу оформления, могут не отказываться от составления вышеперечисленных бумаг, тем более что законодательно это не запрещено.

В этом случае порядок документального оформления командировки должен быть прописан во внутренних локальных нормативных актах организации.

Оформление приказа

Составляет приказ о направлении в командировку кадровик организации. Существуют два вида бланков: форма Т-9 — на одного сотрудника и форма Т-9а — сразу на группу работников. Приказ может быть составлен в свободной форме, без использования утвержденного бланка, но в нем обязательно должны быть указаны:

  • реквизиты организации-работодателя;
  • Ф.И.О. и должность работника;
  • место отправления;
  • место назначения;
  • срок пребывания в поездке;
  • цель командировки;
  • размер суточных.
Скачать
Скачать

Руководитель компании подписывает документ и возвращает его в отдел кадров. Командируемый знакомится с приказом под подпись.

Если поездка планируется дальняя и продолжительная, работник самостоятельно или при помощи уполномоченных организацией лиц заказывает проездные билеты и бронирует для проживания номер в гостинице.

На основании приказа и предварительной сметы предстоящих расходов бухгалтерия компании рассчитывает сумму аванса, который должен включать в себя суточные, средства на оплату проезда и проживания (если они не были оплачены заранее). Аванс можно выдавать сотруднику двумя способами:

  • наличными из кассы организации;
  • безналичным способом, путем перевода средств на карту сотруднику.

Срок выплаты аванса определяется локальными нормативными актами организации. В поездке следует собирать все чеки и квитанции, так как при написании авансового отчета они привлекаются в качестве подтверждения произведенных расходов.

Как гласит положение в п. 3 ст. 217 НК РФ, необлагаемые налогом суточные: 700 рублей — при поездке по территории РФ, и 2500 рублей — при заграничной командировке. Работодатель вправе устанавливать любой размер суточных, но в этом случае из суммы, превышающей указанные порядки, надлежит вычесть НДФЛ (п. 3 ст.

217 НК РФ). Суточные начисляются за каждый день пребывания сотрудника в командировке, включая день отъезда и возвращения. Стоимость проезда и проживания должна быть подтверждена билетами, чеками и квитанциями. Другие расходы, связанные с командировкой, могут быть компенсированы по отдельному решению работодателя.

Табельный учет

Во время рабочей поездки за работником сохраняется его рабочее место и начисляется заработная плата. Тариф за этот период равен среднедневному заработку, если поездка выпала на рабочие дни, либо удвоенному среднедневному заработку при выходе на работу в выходные или праздники.

В табеле учета рабочего времени (форма Т-13) необходимо отражать отработанное время всех сотрудников, направленных в командировки. На основании приказа дни поездки отмечаются в табеле буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

Продолжительность отработанного времени в эти дни не указывается, поскольку они оплачиваются по среднему заработку и фактически отработанные часы в эти дни в расчет не принимаются.

Скачать

Если на выполнение работы, поручения выделены сжатые сроки, а сделать предстоит много, и трудится приходится больше, чем в обычные дни, то в табеле это тоже надо будет отразить кодом, который для этого принят в организации. Работа будет оплачиваться по сверхурочному тарифу.

Однодневная командировка: оформление документов, 2020 год

Минимальная длительность поездки может составлять один день. Она предполагает выезд работника в пункт, из которого представляется возможность вернуться в место проживания в тот же день. Порядок оформления коротких рабочих поездок практически не отличается от многодневных. Различия заключаются в порядке оплаты.

Расходы на транспорт обязан возместить работодатель при наличии у работника проездных документов. Что касается суточных, то они при таких коротких рабочих поездках не выплачиваются, в соответствии с пунктом 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Исключение составляют однодневные заграничные командировки. Размер суточных в этом случае составляет половину от установленной нормы.

Эти цифры должны быть оговорены в локальных нормативных актах организации.

Местная командировка: оформление документов, 2020 год

Местной принято называть служебную поездку, не требующую от сотрудника выезда за пределы населенного пункта, в котором находится организация-работодатель.

Командировка сотрудника в близкую поездку оформляется при помощи служебной записки, чтобы его отсутствие на рабочем месте не считалось прогулом.

Расходы никак не возмещаются, так как они попросту отсутствуют (но если сотрудник все же умудрится потратить свои деньги на проезд, работодатель будет обязан возместить его расходы на основании предоставленных документов).

Командировка в выходной день: оформление документов, 2020 год

Бывает так, что работнику приходится начинать рабочую командировку в выходные дни или праздники. Например, выехать заранее, чтобы провести в месте назначения полную рабочую неделю, необходимую для решения поставленной задачи.

В таких ситуациях за отработку в выходные полагается повышенная оплата труда или, по желанию сотрудника, ему предоставляется отпуск в любой другой день года, по ст. 153 ТК РФ. Это актуально и в случае, если на выходной день приходится возвращение.

Проезд и другие командировочные расходы компенсируются по обычным правилам.

Командировка во время отпуска, особенности 2020 года

Изредка возникает необходимость для решения срочной задачи отправить в командировочную поездку специалиста, который находится в отпуске. Сделать это, по ст. 125 ТК РФ, можно исключительно с согласия работника. На время командировки сотрудник должен быть официально из отпуска отозван специальным приказом работодателя, выполненным в произвольной форме.

В приказе прописываются причины отзыва, указывается дата выхода на работу и количество неиспользованных дней отпуска. Сотруднику необходимо обозначить свое согласие в письменном виде. Далее все оформляется по стандартным правилам. Оставшиеся дни отпуска должны быть предоставлены сотруднику для отдыха в любое, выбранное им время.

Либо они могут быть добавлены к отпуску в будущем году.

В такой исключительной ситуации бухгалтеру нужно помнить, что при изменении срока отпуска сотрудника должна измениться и сумма получаемых отпускных.

Поскольку отпускные выплачиваются до выхода в отпуск, у отозванного работника может возникнуть перед работодателем кредиторская задолженность, соответствующая сумме переплаченных отпускных за неиспользованные дни отпуска.

Бухгалтер организации должен решить, как поступить с этой суммой: перезачесть или вернуть на счет организации.

Командировка за рубеж: правила 2020 год

Если сотрудник отправляется за рубеж и для заграничной командировки ему необходимо сделать заграничный паспорт и оплатить визовый сбор, то организация-отправитель должна компенсировать эти расходы. Аванс в данном случае может быть выдан в рублях или в валюте.

Если сотрудник получил аванс в рублях и самостоятельно обменивал валюту, важно сохранить и приложить к авансовому отчету справку из обменного пункта. Изменение курса валют на дату обмена и дату утверждения отчета может отразиться на компенсации командировочных расходов.

Без справки, в которой отмечен курс покупки-продажи, перерасчет в рубли будет проводиться по курсу, актуальному на день утверждения авансового отчета, и, в зависимости от экономической обстановки, сумма, положенная к возмещению, может уменьшиться.

Источник: https://clubtk.ru/oformleniye-komandirovki

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Как проводить командировки

1. Какие поездки сотрудников признаются служебными командировками

2. Что изменилось в порядке оформления служебных командировок в 2015 году.

3. Какими документами оформляется служебная командировка.

Несмотря на огромное количество средств дистанционного общения, без личного присутствия при решении рабочих вопросов иногда просто не обойтись.

Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы и обособленные подразделения, но и в сравнительно небольших компаниях. При этом, независимо от масштабов организации-работодателя, направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по всем правилам.

С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.

2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, — читайте в статье.

Что признается служебной командировкой

Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации.

Поэтому к командировкам относятся, в том числе, следующие служебные поездки работников:

  • поездка в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей организации, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
  • поездка из обособленного подразделения, в котором работает сотрудник, в головную организацию;
  • поездки дистанционных работников и надомников в головную организацию.

Как следует из самого определения, в служебные командировки могут направляться только сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры.

Например, поездка, в которую направляется исполнитель по гражданско-правовому договору, не является служебной командировкой.

Также командировками не признаются служебные поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, или работа которых осуществляется в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

! Обратите внимание: При направлении сотрудника в служебную командировку необходимо учитывать ограничения, установленные Трудовым кодексом:

  • Нельзя направлять в командировки работников, даже при наличии их согласия, относящихся к следующим категориям (ст. 259, 268 ТК РФ):
    • беременные женщины;
    • работники в возрасте до 18 лет.
  • Можно направлять в командировки только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний работников из следующих категорий (ст. 259, 264 ТК РФ):
    • женщины, имеющие детей до трех лет;
    • работники, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
    • работники, имеющие детей-инвалидов;
    • работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Если указанные работники откажутся от командировки, работодатель не вправе командировать их в принудительном порядке. В противном случае работодателя ждет административная ответственность по ч. 1 ст. 5.

27 КоАП РФ за непредоставление гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Для юридических лиц наказание довольно существенное – штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.

Поэтому выгоднее знать нормы трудового права и не нарушать их.

Документальное оформление служебной командировки

Итак, если поездка сотрудника соответствует рассмотренным критериям служебной командировки, ее необходимо оформить надлежащим образом, чтобы выплаты сотруднику и расходы, связанные с такой поездкой, были обоснованы.

Порядок документального оформления служебных командировок, как правило, устанавливается в соответствующем локальном акте, например, в Положении о служебных командировках.

Работодатель вправе самостоятельно определять количество и формы необходимых документов в зависимости от масштабов деятельности, организационной структуры и других факторов. Рассмотрим документы, которые обычно используются при оформлении служебных командировок.

1. Служебное задание

С 8 января 2015 года составлять служебное задание для направления работника в служебную командировку и отчет о его выполнении не обязательно (пп. б п. 2 Изменений, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595).

Однако если работодатель все-таки решил продолжать использование данного документа, это необходимо прописать в локальном акте, где также устанавливается форма служебного задания: унифицированная (№ Т-10а) или самостоятельно разработанная.

Использовать служебное задание для направления в командировку может быть удобно в организациях с большим количеством структурных подразделений и разветвленной иерархией.

Руководитель структурного подразделения составляет служебное задание для направления в командировку подчиненного ему сотрудника, в котором обосновывается необходимость командировки: основание, цель, место назначения, срок.

Затем на основании этого документа руководитель организации принимает окончательное решение и издает приказ о направлении в командировку.

Очевидно, что небольшим организациям намного удобнее обходится без оформления служебного задания, поскольку вся информация, содержащаяся в нем, присутствует также и в других документах (например, в приказе о направлении работника в командировку), а сокращение «бумажной работы» позволит ускорить процедуру оформления служебных командировок.

Скачать

Источник: http://buh-aktiv.ru/sluzhebnye-komandirovki-sotrudnikov-oformlyaem-pravilno/

Как спланировать идеальную командировку: 9 лайфхаков — Meduza

Как проводить командировки
Перейти к материалам

Партнерский материал

Россия входит в топ-15 стран мира, которые тратят на командировки больше всего.

Причем если в 2016 году расходы компаний составляли 16,1 миллиарда долларов, то, по подсчетам Global Business Travel Association, к 2021-му сумма вырастет уже до 23,5 миллиарда. Россияне стали больше путешествовать по работе, и это обходится компаниям все дороже.

Вместе с сервисом OneTwoTrip for Business «Медуза» подготовила несколько лайфхаков, которые помогут сократить затраты на командировки и сделать поездки комфортными.

Travel-политика — это бизнес-план для командировок. Компании он необходим, чтобы четко контролировать расходы, а сотрудникам — для удобства при оформлении и планировании командировок.

В рамках travel-политики определяются суммы, которые компания готова тратить на деловые поездки сотрудников в зависимости от их позиции: какими рейсами они могут летать, в отелях какой ценовой категории будут останавливаться, могут ли рассчитывать на трансфер и компенсацию дополнительных расходов (например, мобильная связь и питание).

В итоге сотрудники сами могут выбирать наиболее удобный для них вариант передвижения в рамках установленного лимита, покупать билеты или только бронировать их, отправляя заявки на одобрение в бухгалтерию.

Легче всего настраивать travel-политику не с нуля, а на базе уже готовой онлайн-платформы. Такая есть у OneTwoTrip for Business. Подключившись к системе, можно устанавливать права и назначать лимиты для сотрудников.

Скажем, одному работнику полагаются перелеты только в экономклассе и проживание в отелях, категория которых не выше трех звезд, а для второго ограничения будут иными.

Часто в России рабочие поездки организуются так: сегодня сотрудник прилетел, завтра — поприсутствовал на рабочем мероприятии, послезавтра — улетел домой.

Итого ради одного мероприятия командировка растянулась три дня. Хотя при грамотном планировании все можно было уместить в одни сутки.

Просчитывать тайминг деловой поездки важно потому, что при коротких командировках компания может сэкономить на суточных. Время, потраченное на пересадки, равно как и любые другие вынужденные остановки в пути, работодатель по закону обязан компенсировать сотруднику за каждый день деловой поездки. А командировки по выходным и праздникам вообще должны оплачиваться по двойной ставке.

На случай, если у сотрудника возникнут трудности во время командировки в другой стране, а к работодателю он обратиться не сможет (например, из-за разницы в часовых поясах или праздничных дней), у OneTwoTrip for Business есть круглосуточная служба поддержки.

Любая форс-мажорная ситуация решается в режиме реального времени, а не только в стандартные рабочие часы.

Организатору командировки надо позаботиться не только о том, чтобы забронировать сотруднику номер в гостинице, заранее перечислить командировочные и купить билеты на самолет, но и сделать все для того, чтобы работник на этот самолет попал.

Для этого нужно выяснить время начала регистрации и посадки, изучить расположение терминалов и несколько других параметров. К примеру, окончание регистрации в разных аэропортах может отличаться — от 45 до 30 минут до вылета. Время посадки авиакомпании тоже могут устанавливать по своему усмотрению. Но обычно при международных рейсах она начинается и заканчивается на 20–25 минут раньше, чем при перелетах внутри страны.

Если в пути запланирована пересадка, стоит сразу обратить внимание, придется ли менять терминалы.

А в крупном стыковочном хабе нужно регулярно сверяться с информационным табло и перепроверять время вылета и посадки, а также номер самого рейса: в организации некоторых стыковочных перелетов задействованы сразу несколько перевозчиков, каждый из которых может использовать свои номера.

Если сотрудник летит с короткой пересадкой, нелишним будет узнать, предоставляют ли службы конкретного аэропорта услугу фаст-трека, которая позволяет пройти регистрацию в ускоренном порядке. Если да, то заказывать ее нужно заранее.

Кроме того, сотруднику можно выдать список приложений, которые помогут ему ориентироваться в аэропорту. Одни позволяют в реальном времени следить за информационным табло разных аэропортов, другие — за передвижениями чемодана во время стыковок.

В приложениях удобно хранить посадочные талоны, ориентироваться при пересадках и благодаря пуш-уведомлениям всегда помнить о времени посадки. Некоторые сервисы также позволяют отслеживать не только свои передвижения, но и передвижения коллег.

Для ж/д переездов такие сервисы тоже есть.

Помимо самолетов есть поезда: по некоторым направлениям путешествие на них может быть до 30% дешевле. Кроме того, работать в поездах гораздо удобнее — для работы в тишине можно забронировать купе в VIP-вагоне.

На случай, если во время поездки нужно ответить на важный звонок или провести совещание с коллегами, в поездах «Сапсана» можно выкупить купе-переговорную — зачастую это выходит дешевле, чем покупать отдельные места в первом классе.

У OneTwoTrip for Business все работает по системе единого окна: авиа- и ж/д билеты, а также номера в отелях можно купить в одном месте.

Сервис предоставляет доступ к рейсам 800 авиакомпаний, включая лоукостеры, билетам на поезда по России и Европе, апартаментам и номерам более чем в 2 миллионах отелей по всему миру. Забронировать и оплатить все можно в одном кабинете — уходит на это в среднем не больше пары минут.

Некоторые компании, особенно крупные, поручают организацию командировок агентствам бизнес-туризма. Считается, что это сильно экономит время компании, но в реальности так происходит не всегда.

Во-первых, многие агентства до сих пор работают по устаревшей схеме: подбор вариантов осуществляется через переписку с агентом. Клиенту приходится писать большое письмо с подробными критериями того, что требуется купить.

В зависимости от сложности запроса агенту нужно от нескольких часов до нескольких дней, чтобы найти подходящие опции и вернуться с предложением. При этом клиенту предлагают лишь пару вариантов, доступа к общей картине (как в случае с поиском в онлайн-сервисе) он не получает.

Нередки ситуации, когда нужных опций в портфеле агентства нет, потому что круг его поставщиков ограничен.

Во-вторых, агентства делового туризма берут фиксированную комиссию за каждую операцию: даже если билет стоил 3000 рублей, заказчик должен будет заплатить в среднем от 300 до 900 рублей просто за то, что купил его не сам, а через агентство. Такие переплаты могут сильно ударить по travel-бюджету компании.

У OneTwoTrip for Business нет абонентской платы и скрытых сборов. Билеты и номера у сервиса почти всегда стоят дешевле, чем у агентства: OneTwoTrip работает не только с корпоративными, но и с частными покупателями, и за постоянный поток клиентов отельеры и авиаперевозчики готовы делать сервису хорошие скидки.

Благодаря этому организовать бизнес-поездку с OneTwoTrip for Business выгодно.

Речь об онлайн-сервисах, которые работают по принципу «все включено»: отели и билеты для деловых поездок можно купить в одной системе.

При подключении к ней у сотрудников появляются собственные кабинеты, в которых видна история их передвижений и аналитика по тратам — для бухгалтерии это очень удобно. Не нужно идти на сайт ж/д и авиаперевозчика, затем отдельно — на букинг: подрядчики и поставщики услуг связаны с агрегатором напрямую.

По этой же причине у таких компаний всегда больше предложений и опций, чем у офлайновых агентств делового туризма.

В отличие от последних, некоторые онлайн-сервисы работают не только с корпоративными, но и с частными клиентами. Компания обеспечивает подрядчиков постоянным оборотом, а те, в свою очередь, предоставляют сервису скидки. 

Для корпоративных клиентов OneTwoTrip for Business цены бывают даже ниже, чем на b2с-портале. Данные сотрудников нужно ввести всего один раз — они сохранятся в системе, и при последующих командировках включается автозаполнение.

Собственный travel-отдел, как правило, может себе позволить только крупный бизнес, в компаниях поменьше бронированием обычно занимается секретарь. Это не единственная его обязанность, поэтому процесс может затягиваться.

Переписка с агентством делового туризма, как было сказано выше, тоже занимает достаточно много времени.

Гораздо проще сотруднику самому отслеживать подходящие варианты онлайн и тут же их бронировать. Это снимает с секретаря дополнительные обязанности и экономит время компании.

Сам командированный сотрудник заранее узнает все детали своей поездки и может быстрее к ней подготовиться.

Главное, чтобы сотрудник четко знал свои права и лимиты в рамках travel-политики, что возможно только при грамотной системе электронного учета.

В OneTwoTrip for Business существуют настройки, по которым сотрудники приобретают билеты и бронируют отели сами, но выйти за рамки бюджета не могут — электронная система просто не даст им совершить покупку.

Также компания может настроить разноуровневый доступ в систему: командированный сотрудник готовит план своей поездки, затем этот план проходит процедуру одобрения у бухгалтерии или руководителя.

Если в компании нет систематизированного процесса закупки командировок, в деловой поездке сотрудник вынужден расплачиваться за услуги из собственного кармана. Пока компания компенсирует эти затраты, пройдет время. Многих работников это раздражает, а работодателя — ставит в неловкое положение.

Более того, если сотрудник сам расплатился в гостинице или такси наличными или картой, НДС компании не вернут. Потому что возвращают НДС только тогда, когда расчеты проводятся между двумя юридическими лицами, то есть билет на самолет или проживание в гостинице должны быть оплачены с расчетного счета компании, в которой работает командированный сотрудник.

В OneTwoTrip for Business сотрудник может оплачивать все услуги корпоративной картой или воспользоваться депозитом (который можно пополнить, оплатив счет). Инвойсы, отчеты и другие закрывающие документы по всем покупкам, заверенные печатью OneTwoTrip for Business, генерируются автоматически и тут же загружаются в личный кабинет.

Доступ к документам имеют администратор (например, бухгалтер) и любой сотрудник, которому администратор даст такие права. При необходимости скачать их можно в один клик. Компания сама решает, с какой регулярностью она хочет получать отчетность по закрывающим документам — еженедельно или ежемесячно.

Самый простой вариант: сравнить отчетность нескольких сотрудников, которые путешествовали по одному и тому же маршруту, и посмотреть, кто потратил больше и на что. Траты могут быть оправданные, а могут быть результатом невнимательности. Например, сотрудник, который сам покупал себе билет, мог выбрать рейс с прилетом в 0:10.

Это значит, что его командировка растянется на один дополнительный день и за этот день ему положены суточные. По этой же причине стоит тщательно проверять все документы, которые сотрудник сдает в бухгалтерию после возвращения.

Вести аналитику вручную неудобно, опять же — гораздо эффективнее работать в электронной системе. Тогда статистику не придется регулярно запрашивать (как в случае сотрудничества с офлайн-агентствами) — вся она будет доступна онлайн.

В OneTwoTrip for Business вся аналитика на основе покупок и передвижений формируется в системе автоматически. Можно увидеть не только общее движение средств, но и траты отделов и даже каждого сотрудника. При этом можно фильтровать результаты по периодам, способам оплаты, типам услуг.

Ну и главное, что нужно знать о OneTwoTrip for Business: независимо от размера компании работа в сервисе позволяет уменьшить расходы на деловые поездки до 30%.

Оставить заявку на подключение к сервису OneTwoTrip for Business можно тут.

Партнерский материал

Источник: https://meduza.io/slides/kak-splanirovat-idealnuyu-komandirovku-9-layfhakov

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.