Порядок работы с

Работа с входящими документами

Порядок работы с

Пластинина Н. В.

  • Получение документов
  • Первичная обработка (сортировка) документов
  • Регистрация документов

Любая организация, контактируя с контрагентами в производственной, торговой, хозяйственной сфере, с контролирующими органами, имеет дело с входящей корреспонденцией.

Если не упорядочить процесс с входящими документами, то очень быстро наступит момент неразберихи: все будет теряться, в срок не выполняться, могут возникнуть штрафы, пени, иные санкции по обязательным платежам в бюджет и по оплате в рамках договорных отношений с партнерами.

Обработка входящих документов – необходимый и важный участок работы секретаря/делопроизводителя. Для облегчения внедрения в новую организацию порядка работы с входящими документами, упорядочения процесса и обеспечения его прозрачности, разберем, как лучше организовать работу на данном участке.

Входящие документы – это документы, поступающие на предприятие по различным каналам связи.

Варианты поступления входящих документов различны:

– почтой,

– курьерской службой,

– по электронной почте,

– через сайт компании, форму обратной связи,

– факсимильным сообщением,

– в виде телефонограммы,

– лично автором входящего документа.

Все входящие документы в общей системе документооборота в организации проходят несколько этапов, каждый из которых мы разберем более подробно.

Этап 1: получение корреспонденции

В каждой организации он может быть построен по-разному. Существенная часть документов приходит заказными письмами Почтой России.

По сложившемуся порядку за этими письмами (в том числе если они проходят на А/Я (абонентский ящик, арендованный организацией на каком-либо почтовом отделении) нужно будет кому-то идти в почтовое отделение по местонахождению организации и их получать.

Для этого работнику организации необходимо предъявить сотруднику почты извещение о прибывшем отправлении (приносят почтальоны) и доверенность. Любому сотруднику, не обладающему полномочиями на получение корреспонденции для организации, прибывшее отправление на почте не отдадут.

Чаще всего организации при увеличении документооборота приходят к выводу о необходимости освобождения секретаря/делопроизводителя от этой обязанности – чуть ли не ежедневного похода на почту.

И либо перепоручают это другому сотруднику (например, нанимают курьера на полставки), либо идут по пути неофициальной договоренности с местным почтальоном о персональной доставке корреспонденции для своей организации.

Этап 2: первичная обработка входящей корреспонденции

Первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется в день ее приема. При доставке в нерабочее время – на следующий рабочий день.

Первичная обработка включает в себя всю подготовительную процедуру:

2.1. Проверка правильности указания адресата.

Нередко почта ошибается – по адресу вашей организации может быть доставлен пакет для другого адресата с другим адресом. Не вскрывайте такой пакет. Отложите его для возврата на почту.

2.2. Вскрытие конверта.

Конверты с деловыми письмами желательно вскрывать канцелярским ножом или портативным конвертовскрывателем, так как при распространённом отрыве поперечного края письма весьма вероятно повреждение части документа вместе с подписями и печатями.

Хотя работать канцелярским ножом еще надо приноровиться, да и по времени это более затратно, такой способ вскрытия конвертов – более надежный и практически гарантирует сохранность входящего документа без повреждений.

Не распаковываются конверты с пометками «Конфиденциально», «Лично», «Коммерческая тайна». Эти отправления регистрируются на самом конверте без вскрытия, и передаются адресату.

2.3. Проверка количества поступившего в отправлении приложений. Зачастую документ прибывает в организацию с сопроводительным письмом. А бывает, что сопроводительное есть, а приложений к нему, указанных в сопроводительном письме, – нет.

Очень редко, но при наличии спорных ситуаций с контрагентами бывает ситуация, когда при вскрытии заказного письма обнаруживается… чистый лист бумаги.

В этом случае в целях исключения риска появления претензий со стороны корреспондента, риска оспаривания факта неполучения нужного письма/приложений к письму, необходимо немедленно (!!!) составить комиссионный акт о недовложении. (см. Образец № 1)

Образец 1.

_________________________________________________________

Общество с ограниченной ответственностью «Элеганс»

ОГРН 1047205402876 ИНН 4723075693 КПП 472301001

р/с 407 028 108 155 400 004 22 в Филиале № 4716 Банка ВТБ (ПАО) г. Кириши

к/с 301 018 104 220 23601 926 БИК 043 601 926

187110, г. Кириши, 1-й Вакуровский проезд, д. № 5 тел. ХХ-ХХ-ХХ

АКТ № 01

о недовложении в отправление

Г. Кириши «15» февраля 2018

Источник: https://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?592

Новый порядок работы с больничными: что надо знать бухгалтеру

Порядок работы с

Новый порядок выдачи и оформления листков нетрудоспособности утверждён Приказом Минздрава от 01.09.2020 № 925н. Прояснили порядок продления больничных, оформления больничного для работника, который занят в нескольких организациях, а также рассказали об исправлении ошибок.

Бумажный и электронный больничные могут продолжать друг друга

Раньше наши пользователи часто спрашивали, можно ли в продолжение бумажного больничного выдавать электронный и наоборот. Теперь Минздрав ответил однозначно — бумажный листок нетрудоспособности (БЛН) и электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) могут продолжать друг друга (п. 14 Порядка). Поэтому необязательно продлевать листок нетрудоспособности в том виде, в котором он был открыт.

Оформление больничного, если работник занят в нескольких организациях

Количество выдаваемых листков нетрудоспособности зависит от того, у скольких страхователей работник занят на момент наступления нетрудоспособности. Если страхователей несколько, важно учитывать, где сотрудник работал два предыдущих года. 

ЭЛН оформляется в одном экземпляре, а всем работодателям сообщается его номер. Если медорганизация выдаёт БЛН, то выписывает его для каждого страхователя. Все варианты описаны в п. 6-8 Порядка.

Где был занят два предыдущих года Бумажный ЛН Электронный ЛН
У тех же страхователейНесколько листов нетрудоспособности по каждому месту работыОдин листок для представления номера по каждому месту работы
У других страхователей (другого страхователя)Один листок для представления по одному из последних мест работы по выбору гражданина
Как у этих, так и у других страхователейНесколько листов для представления по каждому месту работы или один лист, как в предыдущем вариантеОдин листок для представления номера по каждому месту работы или по одному месту работы по выбору застрахованного

Из электронного листка, который формирует медицинская организация, могут исключить ряд реквизитов: страхователь, признак основной или совместитель, номер листа нетрудоспособности по основному месту работы. Бумажный листок в этом случае не изменится.

Хворов А. Б. работает в ООО «Лютик» (основное место работы) и в ООО «Ромашка» (совместитель). В двух предыдущих годах работал там же.

При заполнении БЛН Хворову выпишут два листа нетрудоспособности — для ООО «Лютик» по основному месту работы и для ООО «Ромашка». В листке для «Ромашки» должны будут указать, что Хворов совместитель, и заполнить номер листа нетрудоспособности по основному месту работы.

При формировании ЭЛН выдадут один лист нетрудоспособности, в котором больница не заполняет название организации и признак совместительства. Хворов сообщает номер ЭЛН обоим работодателям. Затем по номеру листа и СНИЛСа организация получает ЭЛН, заполняет данные расчёта и свои реквизиты и отправляет заполненный ЭЛН в ФСС.

Новый ЭЛН упростил порядок учёта дней по заболевшим членам семьи

Раньше и в бумажном, и в электронном больничном листке, выданном для ухода за больным членом семьи, можно было указать только двух человек. На бланке предусматривалось только два поля для сведений о заболевших. Если больных оказывалось трое и больше, приходилось формировать еще один лист нетрудоспособности.

Для БЛН изменений нет: при заболевании двух детей одновременно выдается один бумажный листок по уходу за ними. Если заболело больше двух детей за раз, выдают второй бумажный листок.

ЭЛН по уходу за больным членом семьи формируется в единственном экземпляре, даже если заболевших больше двух (п. 44 Порядка).

По каждому больному указывают периоды ухода за ним, условия оказания медпомощи, ФИО, дату рождения, код причины нетрудоспособности, родственную (семейную) связь, СНИЛС.

Также из медицинской информационной системы медорганизации, в которой формируется листок нетрудоспособности, в автоматическом режиме указывается код по МКБ (п. 45 Порядка).

Это нововведение поможет уменьшить количество листков нетрудоспособности и вести более точный учёт дней по каждому заболевшему ребенку с помощью электронных больничных.

У сотрудника заболели двое детей: трёх и шести лет. Для каждого ребёнка ограничено количество дней, оплачиваемых в текущем календарном году, — по каждому случаю заболевания оплачивается весь период нетрудоспособности, но не более 60 дней в течение календарного года.

Допустим, сначала заболел младший ребенок с 1 по 10 число, затем старший — с 7 по 16 число. Периоды их болезни пересекаются, поэтому формируется один общий лист нетрудоспособности с 1 по 16.

Если сформирован БЛН, сложно выделить периоды болезни и количество оплаченных дней больничного для каждого ребенка. Нет однозначного подхода по учёту оплаченных дней — одни инспекции рекомендуют учитывать для каждого ребёнка по 16 дней, оплаченных в календарном году, другие — просить справки из поликлиники, а некоторые предлагают ориентироваться «на слова работника».

Информация в ЭЛН по каждому заболевшему ребёнку позволит точно определить, сколько дней использовано в этом году и сколько дней надо оплатить.

Источник: https://kontur.ru/articles/5890

Организация работы с документами

Порядок работы с

Особенности организации и общая инструкция по работе с входящими, исходящими и внутренними документами на предприятии.

Андрей Нестеров ✔ 02.08.2019

Нестеров А.К. Организация работы с документами // Энциклопедия Нестеровых

Распределение и закрепление в инструкции по делопроизводству обязанностей по работе с документами повышает ответственность каждого работника и исключает дублирование операций.

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение.

Предприятия должны разработать порядок составления документов, определить перечень функций и обязанностей работников при работе с документами.

За организацию работы с документами отвечает руководитель предприятия, в сферу его компетенции входит и обеспечение условий для соблюдения правил документооборота и делопроизводства.

Делегируя свои полномочия на нижние уровни, руководитель предприятия передают часть своих функций сотрудникам подразделений, но только в рамках сферы их деятельности.

В современных условиях обязательна автоматизация документооборота.

Технологическая система работы с документами в организации должна отвечать трем критериям:

  1. Оперативность составления и перемещения документов;
  2. Контроль своевременного исполнения документов;
  3. Обеспечение руководства информацией в документированном виде, как в электронном, так и на физических носителях.

Общая инструкция по работе с документами в организации

Формализация порядка работы с документами осуществляется в виде особого нормативного документа – инструкции по делопроизводству.

Инструкция представляет собой утверждаемый в особом порядке внутренний документ предприятия, в котором определяются следующие аспекты по работе с документами:

  • правила организации работы с документами;
  • требования к документальному обеспечения;
  • порядок и условия составления документов, их перемещения, исполнения и контроля.

Работа с документами в организации

Организация работы с входящими, исходящими и внутренними документами

Документооборот предприятия включает три группы документов:

  1. Входящие документы;
  2. Исходящие документы;
  3. Внутренние документы.

Каждая из групп имеет свои особенности обработки.

Организация работы с входящими документами включает прием, регистрацию, исполнение, контроль исполнения.

Прием входящих документов предшествует их регистрации. Исполнение и контроль исполнения предполагают внутреннюю обработку, пересылку, при этом само исполнение зависит от содержания документа, контроль исполнения осуществляется в системе документооборота предприятия.

Обработку осуществляет секретарь-референт или служба делопроизводства.

Обработка входящих документов

В ходе первичной обработки и предварительного рассмотрения документов секретарь осуществляет фильтрацию документов, в первую очередь, руководителю должны направляться наиболее важные и срочные из входящих документов.

Документы, не требующие внимания руководителя, передаются его заместителям или направляются в соответствующее подразделение предприятия.

В последнем случае в правом верхнем углу первого листа проставляется условное обозначение подразделения.

Организация работы с документами требует, что передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

Регистрация документов производится в журнале входящих документов.

После регистрации документы передаются для ознакомления и принятию решения руководителю предприятия. Результатом данного этапа является принятие управленческого решения и оформление резолюции на поступившем документе. После регистрации документы передаются для ознакомления и принятию решения руководителю предприятия.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.

После исполнения документа, он подшивается в дело, о чем делается отметка в журнале регистрации входящих документов.

Организация работы с исходящими документами включает их составление, формирование, регистрацию, отправку адресату.
Работа с оригиналами исходящих документов заканчиваются на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии исходящих документов подшиваются и проходят все операции внутренней обработки документов согласно инструкции по делопроизводству.

Обработка исходящих документов

При составлении вместе с исходящими документами могут быть подготовлены сопутствующие документы:

  • письма,
  • рекламации,
  • контракты,
  • акты.

На стадии согласования руководитель может отклонить документ или проект документа, внести в него изменения или вернуть на доработку исполнителю.

После подписания, регистрацию документа осуществляет секретарь, указывая в журнале регистрации исходящих документов следующие данные:

  • номер документа, включающий номер дела;
  • дата документа;
  • адресат (корреспондент);
  • краткое содержание или заголовок;
  • отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
  • исполнитель;
  • примечание.

Затем исходящие документы отправляются адресату, а второй экземпляр или копия подшивается в дело с исходящей перепиской.

Организация работы с внутренними документами включает составление документа, его согласование, подписание руководителем.

Внутренние документы предприятия включают организационные, служебные и распорядительные документы. В отношении каждой группы внутренних документов действует ряд правил по организации работы с ними.

Подробно эти вопросы рассмотрены в основной публикации внутренние документы предприятия

Источник: http://odiplom.ru/lab/organizaciya_raboty_s_dokumentami.html

Порядок работы с обращениями граждан

Порядок работы с

1.Граждане РОССИИ имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам. Должностные лица в пределах своей компетенции обязаны:

• рассмотреть обращения;

• принять решения;

• произвести необходимые действия;

• дать мотивированный ответ в установленный срок.

Руководители организаций несут персональную ответственность за работу по рассмотрению обращений граждан.

2. Обращениябывают трех видов:

• жалоба;

• заявление;

• предложение.

Обращения могут быть:

• индивидуальными (поданные одним лицом);

• коллективными (поданные от имени двух и более лиц).

Жалоба— документ, в котором указываются нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан.

Жалоба может содержать:

• просьбу о восстановлении нарушенных прав и интересов;

• критику в адрес должностных лиц или граждан, в результате необоснованных действий которых произошло нарушение.

Заявление— документ, в котором указываются просьбы личного или общественного характера, направленные на реализацию предоставленных законом прав и интересов граждан.
Заявление может содержать информацию о недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, обществен­ных организаций.

Предложение— документ, в котором указывается необходимость совершенствования работы государственных органов, предприятий, общественных организаций и рекомендуются пу­ти и способы решения поставленных задач.

3. Порядок работы с обращениями гражданможет быть установ­лен нормативными документами:

• федеральными;

• региональными;

• отраслевыми;

• муниципальными.

В соответствии с нормативными документами обращения по­даются:

• в органы, компетентные в решении данного вопроса;

• в те органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются.

Государственные и общественные организации, к ведению которых не относятся вопросы, поставленные в обращении, должны направить их по принадлежности, известив об этом заявителя.

Запрещается направлять обращения граждан в те органы или тем должностным лицам, действия которых обжалуются. Обращения решаются:

• не требующие специального изучения и дополнительных проверок — в течение 15 дней;

• требующие специального изучения и дополнительных прове­рок — в течение 1 месяца.

Если для разрешения заявления или жалобы необходимо про­ведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки разрешения мо­гут быть в порядке исключения продлены руководством орга­низации, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом заявителю.

Делопроизводство по обращениям граждан в государственных организациях должно вестись отдельно от обработки других видов документов.

Все обращения регистрируются в день их поступления в учет­ных формах:

• в журналах регистрации;

• на ПК;

• в картотеках.

Журнал регистрации обращений граждан

На обращении ставится:

• дата поступления;

• входящий номер, состоящий из начальной буквы фамилии ав­тора и порядкового номера поступившего документа (напри­мер № Л-17).

Штамп с регистрационным номером проставляется на нижнем поле первой страницы обращения (справа).

При повторном получении обращения:

• присваивается очередной порядковый номер;

• указывается номер первого обращения;

• ставится отметка “Повторно” (в учетной форме и на обращении). При поступлении повторного обращения работник, ведущий делопроизводство, обязан передать его на рассмотрение руко­водству организации вместе с предыдущими обращениями.

Обращения граждан могут быть поставлены на контроль.

В этих случаях в учетных формах и на самом обращении про­ставляется знак контроля — буква “К” или слово “КОНТРОЛЬ”. Работа по контролю за обращениями граждан возлагается на должностных лиц, наделенных соответствующими полномо­чиями по контролю. Лица, осуществляющие контроль, имеют право:

• запрашивать у исполнителей необходимые сведения о ходе исполнения обращения;

• знакомиться с документами, отражающими состояние испол­нения обращения;

• требовать от исполнителей объяснения причин задержки исполнения;

• вносить предложения соответствующим руководителям по уст­ранению выявленных нарушений в исполнении обращения.

Контроль завершается только после вынесения решения и принятия мер по разрешению предложений, заявлений и жалоб. Состояние работы с обращениями граждан анализируется, а итоги работы периодически (ежемесячно, ежеквартально) док­ладываются руководству организации.

О ходе выполнения наиболее важных и сложных обращений, сроки исполнения которых могут быть нарушены, незамедли­тельно докладывается контролирующим лицом руководителю организации.

Обращения граждан считаются разрешенными:

• если рассмотрены поставленные в них вопросы;

• по ним приняты необходимые меры;

• даны ответы, соответствующие действующему законодательст­ву и другим нормативным актам.

В этом случае проставляется отметка об исполнении в учетных формах, содержащая:

• краткое указание вида исполнения;

• номер и дату ответного документа.

Руководители организаций должны сообщать гражданам о ре­шениях, принятых по их обращениям. Ответ может быть дан:

• в письменной форме;

• в устной форме.

В случае устного ответа делается соответствующая запись на обращении и в учетной форме.

На каждом обращении после его исполнения ставится:

• запись “В дело № …”;

• проставляется личная подпись исполнителя;

• дата.

Обращения, граждан после их разрешения со всеми относящи­мися к ним документами направляются в отдельное дело в со­ответствии с утвержденной номенклатурой организации. Документы располагаются в деле:

• в хронологическом порядке;

• каждое письмо и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу.

Генеральному директору ЗАО “ЮГ”

г-ну И.Т.Брунову

от Н.И.Логинова,

проживающего по адресу:

ул. Яблочкова, 3, кв.15, Москва, 127325

ЖАЛОБА

14.10.2003

Источник: https://studopedia.ru/13_153303_poryadok-raboti-s-obrashcheniyami-grazhdan.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.