Правила пользования кассовыми аппаратами

Содержание

Инструкция: Как пользоваться онлайн-кассой

Правила пользования кассовыми аппаратами

После введения в эксплуатацию онлайн-касс у предпринимателей возникает необходимость обучать сотрудников работе с новой ККТ.

Кто может работать с кассовым аппаратом

Для работы с онлайн-кассой, сотрудник должен соответствовать определенным критериям. К работе с онлайн-кассой допускаются сотрудники, которые:

  • Ознакомились и подробно изучили правила эксплуатации кассового оборудования. Правила не являются обязательными с точки зрения законодательства, однако кассир сможет руководствоваться этими документами в случае возникновения ситуаций, не предусмотренных новым законодательством. А изучение типовых правил работы с ККТ будет полезно сотрудникам, не имеющим опыта работы с кассовым оборудованием.
  • Подписали договор полной материальной ответственности. Данный договор должен подписаться до момента вступления в должность, иначе у сотрудника будут все основания для того, чтобы его не подписывать. Работодатель может указать пункт о необходимости подписания договора полной материальной ответственности в трудовом договоре. Но при отсутствии договора о полной материальной ответственности работодатель в некоторых случаях может привлечь работника к полной материальной ответственности. Например, если работник нанес ущерб компании, находясь в алкогольном или наркотическом опьянении.
  • Подробно изучили инструкции ко всему кассовому оборудованию. Онлайн-кассы это совершенно новое техническое решение для бизнеса, каждому сотруднику, приступающему к работе с новой ККТ, необходимо понимать, как пользоваться онлайн-кассой. Помимо рисков, связанных с поломкой дорогостоящей кассы из-за некомпетентности сотрудника, кассир может некорректно оформлять операции, что повлечет за собой вопросы налоговой службы.

Кроме предоставления работникам информации о том, как пользоваться онлайн-кассой, работодатель может разработать внутренние правила эксплуатации кассового оборудования, например:

  • Запрет на нарушение целостности корпуса ККТ
  • Запрет на допуск третьих лиц к ремонту кассового оборудования
  • Запрет на самостоятельную чистку ККТ, в том числе химическими препаратами
  • Запрет на любое вмешательство в работу ККТ и пр.

Для удобства работодателя факт ознакомления со всеми правилами должен быть подтвержден подписью сотрудника.

Начало работы с онлайн-кассой: открытие смены

Прежде чем открывать кассовую смену, работник должен подготовиться к началу рабочего дня. Кассиру необходимо:

  • Получить у ответственного лица ключи от денежного ящика
  • Получить «размен» для возможности выдавать покупателям сдачу
  • Проверить наличие в печатающем устройстве чековой ленты
  • Проверить работоспособность дополнительного оборудования (сканер штрих-кодов, весы и т.д.)

Открытие смены на онлайн-кассе

Отчет об открытии смены содержит данные кассира, состояние счетчиков на начало дня и т.д. Как и все последующие операции, данный отчет будет отправлен ОФД, и далее в налоговую службу.

Если кассовый работник получил «размен», то необходимо сделать пометку в кассовой книге. Сотрудник, отвечающий за выдачу размена из основной кассы должен оформить операцию при помощи формирования расходного кассового ордера. Обычно указывается количество купюр по номиналу.

Как выдавать чек покупателю

Чтобы понимать, как пользоваться онлайн-кассой, сотруднику необходимо усвоить алгоритм выдачи чека покупателю:

  • Кассир сканирует товар, тем самым открывая чек
  • Покупатель передает кассовому работнику оплату
  • После получения денежных средств кассир завершает процесс продажи, формируя кассовый чек

Электронная версия кассового чека при необходимости направляется на e-mail или телефон покупателя.

Для того, чтобы упростить процесс ввода персональных данных разработчиками создано приложение ФНС с помощью которого покупатель может передать кассиру свои персональные данные посредством QR-кода.

Во время оплаты покупки может возникнуть необходимость внесения денежных средств разными способами. Например, если у покупателя не хватило денег на карте, он может оплатить оставшуюся часть суммы наличными. В этом случае кассир формирует один чек. В котором фиксируются оба способа оплаты с указанием суммы каждого из них.

К операциям, при проведении которых в обязательном порядке должен быть сформирован чек, относятся:

  • Продажа. Чек оформляется после получения кассиром денежных средств или после списания средств с платежной карты клиента.
  • Возврат. Чек возврата оформляется, если был оформлен возврат денежных средств покупателю на основании возврата товара в магазин. К чеку возврата должно прилагаться заявление на возврат, в котором указываются паспортные данные покупателя, дата и причина возврата товара.
  • Проведение корректировок. Корректировка необходима если продажа была произведена по неверной стоимости или без применения онлайн-ККТ (например, когда произошло отключение электроэнергии). В данном случае оформляется чек коррекции.
  • Внесение аванса. Чек оформляется в случае внесения покупателем авансового платежа.
  • Внесение предоплаты. Отличие от аванса в том, что предоплата вносится за определенный конкретный товар, тогда как аванс – это платеж за неопределенный товар (например, покупка подарочного сертификата).
  • Отпуск товара в кредит/рассрочка. Алгоритм формирования и выдачи чека в данном случае будет таким же, как и при обычной продаже, отличия заключаются в отсутствии факта передачи денежных средств кассиру и признаке способа расчета, указываемого в чеке.

Признак расчета

Признак расчета – это реквизит кассового чека, указывающий на причину поступления/выдачи денежных средств в кассу/из кассы организации.

Признак расчета может быть указан в четырех вариантах:

  • «Приход» – будет содержать чек продажи. Например, когда покупатель приобретает в магазине бытовую технику.
  • «Возврат прихода» – будет указан в чеке возврата. Например, в случае, если бытовая техника оказалась ненадлежащего качества, и покупатель решил вернуть товар.
  • «Расход» – будет указан в чеке, при получении товара на платной основе. Например, пункт принятия металлолома – выдача денег при принятии металла;
  • «Возврат расхода» – будет присутствовать в чеке в том случае, если операция подразумевает возврат товара клиенту. Например, клиент возвращает деньги, чтобы забрать товар.

С 01.01.2019 вступают в силу требования об обновлении ФФД до версии 1.05. В новой версии появится такой реквизит как «Признак предмета расчета, указывающий на конкретный предмет расчета, например, «выигрыш лотереи», «подакцизный товар», «услуга», предоплата, аванс и т.д.

Признак способа расчетов

Признак способа расчета указывает на то, каким образом была произведена оплата.

Признак способа расчетов может быть указан как в виде кодового слова, так и в виде цифрового обозначения:

  • Код ПРЕДОПЛАТА 100% (или 1 в цифровом варианте) – указывает на получение продавцом предоплаты за товар в размере 100%;
  • Код ПРЕДОПЛАТА (или 2) – покупатель внес предоплату за товар частично;
  • Код АВАНС (или 3) – получение аванса за товар, который не был определен. Например, в случае, если покупатель приобретает подарочный сертификат, продавец не может заранее выяснить, какой именно товар будет приобретен, в этом случае признак способа расчетов и указывается как «аванс»;
  • Код ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ (или 4) – указывается когда покупатель полностью вносит оплату и сразу же получает весь свой товар;
  • Код ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ (или 5) – сюда можно отнести ситуацию, когда покупатель приобретает товар в кредит, выплачивая при этом первоначальный взнос, т.е. частично товар будет оплачен, а оставшаяся сумма будет оформлена как кредит;
  • ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ (или 6) – здесь способом расчета будет покупка товара в кредит полностью без первоначального взноса, а товар в данном случае передается покупателю сразу;
  • ОПЛАТА КРЕДИТА (или 7) – указывается при внесении покупателем оплаты в счет погашения кредита, и значения не имеет вносится ли очередной платеж или же оплата полностью.

Применение чека коррекции

Чек коррекции создается кассиром в том случае, если расчеты были произведены без использования онлайн-кассы:

  • Невозможность использования онлайн-ККТ в связи с поломкой
  • Невозможность использования кассы в связи с отключением электроэнергии
  • Возникновение излишков или недостачи в кассе по причине невнимательности кассира

В любой из этих ситуаций кассир должен будет сформировать чек коррекции. Отличия от обычного чека у чека коррекции довольно существенные:

  1. Во-первых, в чеке коррекции невозможно указать перечень товара, который был приобретен. Связано это с тем, что практически в каждой ситуации, при которой необходимо формирование данного фискального документа, возможности установить какие именно товары приобретались, нет. Как пример можно взять формирование подобного чека при обнаружении недостачи в конце рабочей смены.
  2. Во-вторых, стоит обратить внимание на такой реквизит, как признак расчета. При формировании фискального документа для коррекции данный реквизит может быть только двух видов:
  • «приход» при обнаружении излишков
  • «расход» при обнаружении недостачи

К чеку коррекции всегда должна прикладываться пояснительная записка с подробным описанием причины проведения корректировки. Пояснительная записка пригодится в случае налоговой проверки, т.к. сотрудники ФНС уделяют чекам коррекции особое внимание.

Чаще всего чеки коррекции путают с чеками возврата. Чек возврата формируется, когда кассиру необходимо исправить уже проведенную операцию. Например, когда кассовым работником ошибочно пробит лишний товар.

В этом случае необходимо аннулировать операцию, сформировав новый фискальный документ с признаком расчета, в котором будет указан «возврат прихода». Также чек должен содержать сумму ошибочно оформленного чека.

Дополнительно формируется новый чек, в котором указывается корректная сумма покупки.

Закрытие смены и инкассации

Каждый кассовый работник должен выучить правило: между отчетами об открытии и закрытии смены не должно быть более двадцати четырех часов.

Например, если кассовая смена открыта в 15:00 1 августа, закрыта она должна быть не позднее 15:00 2 августа.

Время открытия и закрытия кассовой смены законодательством не установлено.

В конце дня кассир формирует отчет о закрытии кассовой смены (более ранним аналогом был z-отчет), затем формируется ПКО (приходный кассовый ордер) и итоговые показатели фиксируются в кассовой книге.

Инкассация

Выручка должна сдаваться в основную кассу после закрытия кассовой смены. После приема наличных денежных средств в основную кассу сотрудник оформляет ПКО. По прибытии инкассаторов им передается сумка с деньгами, препроводительная ведомость к сумке и формируется РКО с операцией инкассация.

Пример работы с онлайн-кассой

Как работать с онлайн-кассой? Рассмотрим на примере одного рабочего дня.

  • Сотрудник уже ознакомился (под подпись) со всеми внутренними документами регламентирующими эксплуатацию кассовой техники и подробно изучил инструкцию.
  • Перед началом рабочего дня, необходимо подготовить рабочее место, для этого необходимо получить ключи от кассы, «размен», расходники (например, рулон чековой ленты).
  • Далее необходимо сформировать отчет о начале новой смены. В документе, который по умолчанию передается в ОФД будет содержаться информация о кассовом аппарате и сотруднике открывшем смену. На некоторых ККТ можно открыть смену просто отсканировав штрих-код товара. Такой способ открытия имеет один существенный недостаток – работник может по ошибке открыть смену под учетной записью другого пользователя (если при закрытии выход из учетной записи осуществлен не был).
  • Далее, кассир совершает операции, к которым относятся продажа, возврат, снятие отчетов.
  • Если речь идет о круглосуточном магазине, по истечении астрономических суток с момента открытия смены, она должна быть закрыта и сразу же открывается новая. Если кассир проигнорирует необходимость закрытия по истечении 24 часов, ККТ перестанет формировать кассовые чеки.
  • После закрытия смены кассовый работник формирует ПКО и оформляет передачу денежных средств в основную кассу предприятия (сейф).
  • Далее ключи от кассы сдаются ответственному лицу.
  • К концу смены работник кассы должен перепроверить наличие всех необходимых документов по кассовой смене, например, заявлений на возврат, пояснительных записок к чекам коррекции в случае их наличия и т.д.

Что нельзя делать кассиру во время работы

Работа с онлайн-кассой связана с сохранностью ТМЦ (товарно-материальных ценностей) и оборудования, поэтому список лиц, которые могут иметь доступ в кассовую зону, строго ограничен.

Кассиру запрещается:

  • Допускать к ККТ посторонних.
  • Оставлять кассовую зону без присутствия сотрудников.
  • Отлучаться с рабочего места без пересчета наличных денег в кассе. Данная процедура должна проходить в присутствии замещающего лица. Информация о сумме наличных денег в кассе заносится в журналы, ведущиеся для учета движения денежных средств. После внесения информации в журнал, кассир, как и замещающий его сотрудник, ставят свои подписи под итоговой суммой. Это правило должно строго соблюдаться даже при замещении кассира другим сотрудником всего на несколько минут.
  • Оставлять кассовую зону без оповещения руководителя.
  • Допускать к ремонту кассового оборудования не установленных лиц.

Нужен ли журнал кассира-операциониста?

Журнал кассира-операциониста является регистрационным журналом, в который вносится информация о состоянии счетчиков ККТ и сумме выручки с указанием способа оплаты.

До ввода в работу кассовой техники нового поколения журнал кассира-операциониста являлся обязательным к заполнению. С введением касс нового поколения у предпринимателей появилась возможность избавить своих сотрудников от заполнения журнала. Однако единого мнения о необходимости на сегодняшний день нет.

Источник: https://5cms.ru/article/work-online-kassa

Как пользоваться онлайн-кассой: правила и инструкция для кассира

Правила пользования кассовыми аппаратами

Сегодня в соответствии с ФЗ № 54 онлайн-кассу необходимо использовать в каждом магазине у дома, супермаркете, ресторане, салоне красоты и т.д. Но купить ее – это только полдела, нужно также быстро научиться тому, как работать на кассе правильно. Кассир, владелец бизнеса, должны знать порядок использования этого устройства, в том числе и различные нововведения, касающиеся ККТ.

Алгоритм работы на онлайн-кассе

На самом деле он весьма прост и займет максимум минуту. Схема следующая:

  1. Покупатель оплачивает товар/услугу наличными или картой;
  2. Продавец принимает деньги и фиксирует это в кассовой программе;
  3. Данные о совершенной покупке получает встроенный в ККТ фискальный накопитель;
  4. Он шифрует полученные данные, сохраняет их и перенаправляет оператору ФД;
  5. Далее ОФД анализирует полученные сведения, проверяет их и передает в налоговую инспекцию;
  6. После одобрения операции печатается чек.
  7. Если перед расчетом покупатель просит отправить ему чек на «электронку» или по смс, то вместе с выдачей бумажного чека кассир отправляет его копию клиенту в электронном формате.

Все эти шаги очень просто выполнять, если установить на смарт-терминал, планшет или компьютер кассовую программу Класс365. Она имеет простой и интуитивно понятный интерфейс и горячие клавиши.

Она позволяет принимать комбинированную оплату, формировать чеки на предоплату и аванс, делать коррекцию чека и возврат, продавать товары с маркировкой, отслеживать прибыль в режиме онлайн и еще многое другое.

Оценить весь функционал кассовой программы Класс365 можно прямо сейчас>>

Как научиться работать на кассе

Начнем с азов. Перед тем, как приступить к работе с кассой, стоит внимательно прочесть к ней инструкцию. Многие кассиры знают лишь определённую схему действий, а ведь если прочитать памятку, можно узнать о многих интересных функциях. Также это позволит понять и запомнить самые «ходовые» комбинации клавиш и правила создания чеков.

Отличный вариант обучения работе на онлайн-кассе – составить для сотрудников небольшую подсказку, как действовать в той или иной ситуации. Перечислим основные:

  1. В торговой точке резко отключили свет во время того, как клиент расплачивался или, к примеру, в конце смены в кассе был обнаружен излишек. В этом случае продавец должен сформировать чек коррекции. Если сотрудник понимает, о чем речь и знает, как это сделать – отлично! Нет – придется учить.

Подробная инструкция оформления чека коррекции с перечнем распространенных ошибок>>

  1. Покупатель хочет вернуть товар или кассир указал неверную сумму в чеке и заметил это до ухода покупателя. Здесь нужно оформлять чек на возврат. В первом случае нужно также получить от клиента заявление. Новый чек пробивается на кассе с теми же реквизитами, но с признаком расчета «возврат прихода».

Чтобы до минимума сократить количество ошибок кассиров, установите кассовую программу Класс365.

Во-первых, она имеет понятный интерфейс, горячие клавиши, функционал поиска и редактирования чеков, а во-вторых, позволяет в режиме онлайн контролировать работу кассиров и устанавливать запрет на выдачу денег из кассы «в минус». Попробовать все возможности кассовой программы можно прямо сейчас>>

  1. Клиент отдал только часть денег за товар. Тогда кассир не может сформировать стандартный чек на оплату. В разделе «признак расчета» он должен указать значение «аванс/предоплата».

Функции директора магазина при работе с кассой

Не только у кассира есть ряд обязанностей в этом вопросе, но и у руководства. Перечислим основные:

  1. Перед началом рабочего дня выдать кассирам купюры, чековую ленту и другие расходные материалы;
  2. Убедиться в том, что касса работает;
  3. Сверить размер выручки за день с суммой выручки, прописанной в кассовой книге.

Подробнее о правилах взаимодействия руководителя с подчиненными читайте здесь>>

Обязанности кассира при использовании онлайн-кассы

Перед тем, как притупить к работе, кассиру необходимо выполнить ряд действий:

  1. проверить работает ли оборудование,
  2. сверить время и дату,
  3. убедиться, что кассовая смена была закрыта,
  4. открыть новую смену на ККТ.

Довольно много обязанностей у него и на протяжении дня:

  1. Кассир обязан быстро, но при этом внимательно обслуживать покупателей, выдавать сдачу, обеспечивать сохранность карт при оплате, оперативно принимать решения при возврате покупки потребителем, сдавать инкассацию.
  2. Важно и то, чтобы продавец всегда присматривал за кассовым аппаратом, к нему нельзя подпускать посторонних, нельзя оставлять ККТ без присмотра.
  3. Работник должен понимать, как вести себя в экстренной ситуации, когда, например, произошло отключение света, касса вышла из строя и т.д.
  4. Продавец не должен вскрывать корпус кассового аппарата, обрабатывать его агрессивными моющими средствами. Все это необходимо, чтобы уберечь оборудование от поломок.

Как работать с онлайн-кассой: пошаговая инструкция для продавца

Если вы только делаете первые шаги в этой профессии, или может быть забыли некоторые нюансы, расскажем, как же стать на «ты» с этим устройством.

Открываем смену

  1. Включаем оборудование. Проверьте, чтобы касса была подключена к сети. На некоторых кассовых аппаратах после этого необходимо выполнить следующую последовательность действий: нажимаем тумблер, поворачиваем переключатель или ставим ключ в «Режим». На аппарате должны появиться цифры и другие знаки.

  2. Проверяем работоспособность. Это значит, что нужно убедиться, правдива ли информация, которая показывается на дисплее, это дата, время и печать нулевого чека. Отжимаем клавишу «Наличные» пока на табло нули. Цель – убедиться в том, что касса правильно печатает.
  3. Авторизуемся.

    Если не выполнить это действие, то работать попросту будет невозможно. Процесс этот зависит от модели кассы. Во всех они разные, где-то введение логина/пароля, где-то необходима специальная карта.

Итак, вы убедились, что устройство исправно, можно начинать обслуживать клиентов: проводить продажу/возврат товара/получать аванс и т.д.

Теперь подробнее расскажем о том, как это делать правильно.

Проводим расчеты с клиентами

При стандартном приеме оплаты схема работы следующая:

  1. Сумму покупки вводим вручную или при помощи считывателя штрих-кода.
  2. Нажимаем «Оплата»/«Наличные». После этого, откроется отсек кассы, где хранятся денежные средства.
  3. Получив деньги за покупку, мы кладем их как раз в этот отсек, оттуда же выдаем сдачу.
  4. Если клиент выбирает безналичный расчет, то терминал выдаст 2 чека: один отдается покупателю, второй остается в магазине.

Если клиент вернул товар, следует в строке «признак расчета» указать «возврат прихода», а не «приход». Так, процедура будет грамотно оформлена и можно будет вернуть покупателю его деньги.

Если был безналичный расчет, то процесс не изменится. Единственное, сумма поступит на карту покупателя в течение 10 дней. Но стоит помнить, что он прежде должен написать заявление от руки, где подробно описать, почему товар будет возвращен, поставить дату и подпись.

При получении аванса также необходим чек. После того, как продавец получил от покупателя денежные средства, чек должен выбиваться с пометкой «Приход». Если известно, что за продукт, то можно выбрать «Предоплата».

И пару слов о чеке коррекции. Оформлять его нужно в двух ситуациях: при оплошности кассира, если, к примеру, он указал ошибочную сумму, и при сбое в работе кассового аппарата. Необходим он не покупателю, а ОФД и ФНС.

Меняем ленту в аппарате

Заканчивается она с завидным постоянством, поэтому любой кассир должен всегда уметь ее быстро заменить. Понять, что замена вот-вот понадобится, легко – на чеке проявится розовая полоса. Чтобы поменять ленту необходимо сделать следующее:

  1. Открыть блок, где «спрятан» рулон;
  2. Извлечь остатки ленты, подписать ее и отдать главному кассиру;
  3. Получить новую упаковку, внутренней стороной вниз разместить ленту в лоток;
  4. Закрыть крышку и нажать «Вверх». После этой манипуляции появится край ленты, значит все сделано верно.

Закрываем смену

Конец рабочего дня у кассира выдается всегда насыщенным, ведь простой уйти домой нельзя. Необходимо выполнять ряд действий:

  1. Оформить отчет и кассовый ордер. После указания всех данных они передаются старшему кассиру вместе с выручкой за день;
  2. Прописать в кассовой книге данные со встроенных счетчиков;
  3. Посчитать прибыль за день, сравнить ее с количеством денег в кассе;
  4. Обнулить кассу и отключить ее.

С легкостью автоматизировать можно не только работу на кассе, но и ряд других бизнес-процессов. Подробнее о том, как это сделать, читайте здесь>>

Какие документы нужно заполнять при работе с ККТ

С появлением онлайн-касс, бизнесменам стало жить немного легче, ведь с них ушел груз оформления самых разных бумаг. Но некоторые все же остались, вот этот список:

  • Кассовая книга. В ней необходимо прописать все принятые кассиром деньги, данные о проведенных операциях. Оформлять ее следует по образцу КО-4 в бумажном электронном виде. Не стоит относиться к ней посредственно, ведь если «нагрянет» проверка и сотрудники ФНС не получат ее в должном виде, предпринимателю грозит штраф: ИП – до 5 000 рублей, юрлицам – до 50 000 рублей.
  • Приходный и расходный кассовые ордера.

Другие документы, которые необходимы при эксплуатации онлайн-кассы, производятся с помощью кассовых программ. К ним относятся чеки коррекции, возврата и т.д.

Что делать в случае сбоя в работе кассы

Происходят непредвиденные обстоятельства (выключение света, неполадки интернета) довольно часто, поэтому нужно быть готовым к ним всегда и знать, как пользоваться онлайн-кассой в этом случае.

Если вы столкнулись с такой ситуацией, то следует помнить, что продолжать торговлю разрешено. Но нужно крайне оперативно предоставить в ФНС объяснительную о сложившейся ситуации.

Расстраиваться не стоит. После того, как появится интернет, касса сразу же отправит все данные оператору ФД.

Если устройство вышло из строя по непонятным для вас причинам, нужно как можно быстрее обратиться в службу технической поддержки компании, у которой вы приобретали кассу.

Популярные ошибки кассиров при работе с ККТ

Работа кассиров весьма ответственна, ведь они имеют дело с денежными средствами. Радует то, что ошибки, которые они могут совершить, легко исправимы. Довольно часто сотруднику необходимо лишь написать объяснительную, реже – дополнить недостачу из своего кошелька.

Перейдем непосредственно к ошибкам:

  1. Клиент оплатил покупку картой, а кассир оформил ее как наличная оплата. Исправить можно, добив чек и написав объяснительную.
  2. Неверно пробит чек. Его нужно забрать его у клиента и напечатать новый. Если клиент уже покинул магазин, то в конце дня сотруднику потребуется оформить чек коррекции.
  3. Выручка не была вовремя сдана. Решить этот вопрос можно сформировав отчет, где отразить, почему произошла такая ситуация, и сдать деньги.
  4. Продавец случайно отключил кассу от сети. Все просто: включаем ее, печатаем нулевой чек.
  5. Лента вставлена неверно. В этом случае нужно открыть отсек, поправить чековую бумагу и продолжить работу.

Мы рассказали вам все о том, как правильно работать с кассой. Главное – будьте внимательны. А полученные из нашей статьи знания позволят избежать многих ошибок, простоя, штрафов и, конечно, негатива от покупателей.

Источник: https://Class365.ru/stati/8611-kak-rabotat-na-kasse/

Как пользоваться кассовым аппаратом?

Правила пользования кассовыми аппаратами

54-ФЗ — основой нормативный акт, который регламентирует работу коммерческих структур с контрольно-кассовой техникой. Нарушение требований закона может привести к штрафам, приостановлению деятельности торговой точки.

Чтобы избежать наказаний, в большинстве случаев достаточно научиться корректно обращаться с современной ККМ.

В статье мы расскажем, как правильно пользоваться кассовым аппаратом нового поколения, рассмотрим требования, предъявляемые к кассиру и фискальным документам.

Нужна онлайн-касса? Подберем ККТ для вашего бизнеса за 5 минут.

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Пользование кассовым аппаратом: основные моменты

Одно из основных условий пользования современным кассовым аппаратом — подключение к интернету.

В различных моделях техники предусмотрены такие варианты соединения с сетью: через Wi-Fi, интернет-кабель или SIM-карту. При первом пуске пользователь выбирает нужный вариант подключения к интернету.

Подробнее о том, как пользоваться кассовым аппаратом, прочитайте в инструкции или на сайтах производителей: Меркурий, Атол и других.

Если соединение некачественное (связь часто прерывается, падает скорость передачи информации), тогда возможны сбои в работе аппарата. Еще один важный фактор правильного применения техники — компетентный сотрудник, который обслуживает клиентов при помощи онлайн-кассы. Ниже мы подробно расскажем о требованиях к кассиру и навыках, которыми он должен обладать.

Требования к кассиру

Кассир — сотрудник, который ежедневно контактирует с посетителями магазина, салона красоты, кафе и других точек по реализации продукции и оказанию услуг. Основные качества, которые помогают успешно обслуживать клиентов:

  • Стрессоустойчивость и сдержанность. Через кассу обычно проходит большая часть посетителей заведения. Некоторые люди агрессивно настроены и могут спровоцировать ссору с работниками или клиентами торговой точки. Задача кассира — быстро обслужить любого посетителя, при этом не нагрубив ему.
  • Внимательность и ответственность. Кассир — сотрудник, который работает с деньгами. Даже при большом потоке клиентов он обязан правильно формировать фискальные документы, принимать оплату и давать сдачу покупателю. Работник должен ответственно относиться к своим обязанностям: не оставлять аппарат без присмотра, не покидать рабочее место, не предупредив об этом ответственного сотрудника.

Базовые знания, необходимые для работы с контрольно-кассовыми машинами:

  • Правила эксплуатации машины, одобренные Минфином в августе 1993 года. В частности, глава IV документа.
  • Порядок работы с ККТ — нормативный акт № 54-ФЗ. В частности, статьи 1.2, 4.3 и 4.7.

После подписания соглашения о материальной ответственности, трудового договора или другого документа о приеме на работу (например, приказа) кассир должен:

  • посетить рабочее место, где установлен кассовый аппарат для организации правомерной торговли ИП или компании и понять, как правильно пользоваться устройством (изучить инструкцию по эксплуатации);
  • поставить подпись в журнале ознакомления ответственных сотрудников, подтверждая тем самым, что знает, в каком порядке пользоваться онлайн кассовым аппаратом.

Собственник бизнеса или руководитель компании могут составить внутренний перечень правил эксплуатации торгового оборудования. Штатные работники подробно знакомятся с ним и обязуются выполнять требования.

Также обязательным условием правомерной трудовой деятельности кассира является ознакомление их под подпись с должностными обязанностями и правами (четвертый пункт Указания 3210-У от 11.03.2014).

на наш канал в Яндекс Дзен – Онлайн-касса!
Получай первым горячие новости и лайфхаки!

Подготовка

Работникам, обслуживающим клиентов на ККТ с функцией онлайн-обмена сведениями с ИФНС, рекомендуется приходить на работу за 20—30 минут до открытия торговой точки. Этого времени достаточно для включения машины, проверки ее работоспособности и устранения мелких сбоев в функционировании.

Также перед началом продаж необходимо получить:

Факт получения кассиром денежных средств и сдачи их ответственному сотруднику владелец бизнеса может отразить в специальном журнале — документе КО-5, утвержденном в августе 1998 года Постановлением № 88.

Обратите внимание: согласно информации Минфина ПЗ-10/2012 коммерческие структуры не обязаны применять остальные унифицированные формы первичных документов, утвержденных в 1998 году Постановлением Госкомстата (кроме бланков учета кассовых операций).

Подскажем, какая касса из нашего каталога подойдет под ваш бизнес.

Оставьте заявку и получите консультацию
в течение 5 минут.

Кассовые операции

В статье 4.3 законодательного акта 54-ФЗ прописано, что чеки пробиваются на ККМ в течение 24-часовой рабочей смены.

Чтобы начать смену, необходимо сформировать отчет о ее открытии. Документ автоматически передается оператору фискальных данных.

Отчет о закрытии смены может формироваться как в день ее открытия, так и на следующий день. Главное, чтобы документ был создан пользователем в течение суток после начала работы на ККМ. Если смена длится дольше 24 часов, тогда ФН перестает формировать фискальный признак на чеке. В этом случае продажи выполняются незаконно.

Вместе с отчетом о закрытии смены создается документ с информацией о состоянии счетчиков машины. В нем содержатся сведения о:

  • количестве операций прихода, расхода, возврата и суммах по каждой из них;
  • суммах, внесенных в кассу наличными или по безналу;
  • состоянии обмена данными с оператором.

В момент реализации и оплаты продукции сотрудник магазина создает чек. Для этого он:

  • вносит в устройство сведения о товаре, услуге (вручную или при помощи сканера);
  • озвучивает итоговую сумму покупки;
  • принимает от посетителя деньги или пластиковую карту;
  • называет сумму сдачи и выдает ее клиенту (при оплате наличными);
  • печатает на ленте чек и передает его покупателю.

По желанию клиент сообщает сотруднику, обслуживающему его на ККМ, свой номер телефона или e-mail. На эти реквизиты продавец отправляет электронный аналог чека.
При необходимости на кассовом аппарате, согласно инструкции пользования, ответственное лицо формирует следующие фискальные документы:

  • бланк коррекции — при выявлении ранее допущенных ошибок, осуществлении продаж без обмена информацией с оператором или при других самостоятельно выявленных нарушениях законодательства;
  • бланк возврата — при возврате покупателю ранее оплаченных сумм (на чеке проставляется признак «Возврат прихода»).

Если посетитель сделал авансовый платеж, тогда кассир обязан сформировать и выдать чек с признаком «Аванс». При последующем внесении в кассу всей суммы покупки сотрудник пробивает на машине чек с реквизитом «Полная оплата».

Подробно о работе с конкретными моделями торгового оборудования ознакомьтесь в прилагаемой к ним инструкции или на ресурсах компаний-производителей. Например, чтобы понять как пользоваться кассовым аппаратом Эвотор, посмотрите видео.

Документы

Предприятия, которые уплачивают в бюджет ЕНВД или ЕСХН, работают на общей или упрощенной системах, обязаны документально оформлять движение денежных средств по кассе.

Основные формы утверждены Госкомстатом (Постановление 88). К ним относятся расходные и приходные ордера (РКО и ПКО), кассовая книга. Бланки заполняются по итогам смены из кассового отчета о ее закрытии. Обычно для каждого способа оплаты покупок заполняют отдельный ПКО. На суммы возврата средств клиенту оформляют РКО. Сведения об операциях записывают в книгу учета.

Еще одна наша статья: Советы, которые помогут купить кассовый аппарат

Совмещение нескольких систем налогообложения

Некоторые субъекты хозяйствования применяют одновременно несколько налоговых режимов. В этом случае государство разрешает формировать фискальные документы на одной кассе, но при соблюдении следующих условий:

  • при первом запуске владелец внес в ККТ сведения обо всех применяемых системах налогообложения (далее СНО) — подробнее о том, как в этом случае пользоваться кассовым аппаратом, прописано в инструкции к применяемой модели;
  • при реализации продукции или услуг пользователь формирует отдельные чеки по каждому налоговому режиму.

Также субъект хозяйствования, совмещающий две и более СНО, обязан вести по каждому режиму свой учет.

Как пользоваться кассовым аппаратом при возникновении проблем: инструкция

При работе с устройствами нового образца могут возникнуть непредвиденные проблемы. Рекомендации по устранению мелких неисправностей и поведению пользователя при форс-мажорных обстоятельствах:

  • Отсутствует интернет-соединение: можете продолжить продажи, но не забудьте после устранения неполадок со связью передать неотправленные ОФД чеки. Если обмен информацией с оператором не возобновить в течение 30 дней, тогда ФН выйдет из строя.
  • Оборвалась или замялась бумага: прекратите работу на устройстве и заправьте новую ленту для печати. Активируйте оборудование согласно руководству (большинство моделей самостоятельно возобновляют печать). Чтобы проверить, поступили ли сведения об операции в товароучетную программу и оператору ФД, распечатайте Х-отчет и сверьте данные с бухгалтерией, просмотрите количество отложенных чеков.
  • Прекратили подачу электричества: приостановите деятельность торговой точки. Продажи без применения ККМ запрещены. Также в законодательстве указано, что бумажный чек передается посетителю в течение 5 минут после оплаты покупки. При отсутствии электроэнергии это требование невозможно выполнить (исключение — применение моделей с резервными источниками питания). Еще один вариант решения проблемы — ведение продаж без ККМ с последующим составлением чека коррекции на общую стоимость реализованной продукции. К документу необходимо приложить письменные объяснения сотрудника, подтверждение об отключении света от обслуживающей компании. Однако такие действия не всегда спасают от штрафов ИФНС.

Также устройство может внезапно блокироваться, если вышел из строя ФН или его память заполнена, или на оборудовании неверно указана дата и текущее время. Эти проблемы можно решить самостоятельно: замените накопитель (машину перерегистрируйте в ФНС), исправьте дату и время.

Кассовый аппарат для ИП: как пользоваться

При пользовании онлайн кассовым аппаратом для мелких, средних и крупных предпринимателей предусмотрены некоторые скидки. Так, согласно 54-ФЗ, бизнесмены вправе не указывать в чеках название и количество реализуемой продукции или услуги. Данная привилегия сохраняется за предпринимателями до февраля 2021 года. В некоторых моделях для этого предусмотрена функция продажи по свободной цене.

ИП освобождены от ведения книги приходных и расходных ордеров и установления лимита денег в кассе (для предприятий лимит обязателен).

Техническое сопровождение оборудования. Решим любые проблемы!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Источник: https://Online-kassa.ru/blog/kak-polzovatsya-kassovym-apparatom/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.