Срок утверждения авансового отчета

Содержание

Сроки авансового отчета

Срок утверждения авансового отчета

Сотрудник, которому организация выдала под отчет денежные средства на выполнение производственного задания, обязан отчитаться по ним в течение установленного времени. Точные сроки сдачи авансового отчета разбираем в материале ниже.

В течение какого времени необходимо сдать авансовый отчет?

Законодательным актом, регламентирующим срок предоставления сотрудником отчета по потраченным средствам, является Указание Банка РФ №3210-У, по которому он составляет 3 рабочих дня.

Однако в акте не указано, с какого именно дня необходимо начинать отсчет, поэтому нередко при учете авансовых средств возникает ошибка. Для её исключения необходимо запомнить, что трехдневный срок предоставления авансового отчета начинается:

  1. С рабочего дня, следующего после даты, указанной в заявке на выдачу средств. Эту дату, в рамках заявления на аванс, подотчетный сотрудник заполняет самостоятельно. Если дата подтверждена руководителем организации, то она является официальной, и в течение трех рабочих дней после ее наступления сотрудник должен предоставить отчет по израсходованным средствам.
  2. С момента, когда сотрудник вышел на работу, а именно в течение трех рабочих дней после его возвращения из командировки, отпуска или больничного. Это правило также действует, если срок предоставления авансового отчета в бухгалтерию совпал с выходными или государственными праздниками — считаются именно рабочие дни, а не календарные.

Обратите внимание, что в Указании Банка, речь о котором шла выше, три дня определены как максимальный срок предоставления авансового отчета в бухгалтерию компании. Это значит, что подотчетный сотрудник вправе предоставить документ и до наступления даты, указанной в заявке на выдачу аванса.

Как добиться сдачи авансовых отчетов сотрудниками в срок?

Компании, которые понимают, что время — это деньги, стремятся максимально оптимизировать работу своих сотрудников. Для этого они внедряют инструменты, которые позволяют автоматизировать даже такие узкоспециализированные бизнес-процессы, как обработка авансовой отчетности. За пример возьмем облачное приложение Hamilton Авансовый отчёт.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

В приложении Hamilton Авансовый отчет все участники бизнес-процесса легко взаимодействуют в онлайн режиме.

Подотчетный сотрудник с любого мобильного устройства вносит необходимые  расходы в электронный авансовый отчет и прикрепляет к нему фото подтверждающих документов — остальная информация уже заполнена за него по умолчанию.

Таким образом бухгалтера всегда получают 100% правильно оформленные отчеты, а все бухгалтерские проводки формируются автоматически. Руководителю остается одним кликом утвердить документ и завизировать его электронной цифровой подписью.

В компаниях, которые используют такой инструмент, весь бизнес-процесс занимает вдвое меньше времени и все авансовые отчеты сдаются сотрудниками точно в срок — реальные подтверждения этому можно найти в разделе сайта Кейсы.

Сроки оформления авансового отчета по неизрасходованным суммам

Указание Банка РФ №3210-У также регламентирован поэтапный отчет по средствам, выданным сотруднику, а именно: сдача авансового отчета и прикрепленных к нему подтверждающих документов, далее проверка правильности заполнения документа, и в заключении — его утверждение. После того, как руководитель организации утвердил авансовый отчет, проводка завершается, и остаточная сумма (при ее наличии) вносится в кассу.

Право обязывать сотрудника предоставлять авансовый отчет по неизрасходованным средствам предоставлено руководителю организации. Четких указаний на этот счет нет, однако в случае отсутствия документа налоговые органы могут предъявить претензии. Вот почему составлять авансовый отчет вне зависимости от факта затрат или его отсутствия всё равно необходимо.

При этом сроки представления авансового отчета по неизрасходованным средствам также составляют 3 рабочих дня с момента выдачи средств, возвращения подотчетного сотрудника из командировки или других точек отсчета, установленных в приказе организации.

Что еще важно знать о сроках авансовых отчетов?

Кассовые деньги могут выдаваться сотруднику на один день, месяц или год.

Строгих ограничений здесь нет, главное, чтобы руководитель компании утвердил этот срок в соответствующем приказе. В этом случае на юридическое лицо или предпринимателя также возлагаются следующие обязанности:

  • обеспечить сохранность выданных средств в случае ведения кассовых операций, а также при их перевозке и хранении;
  • утвердить сроки и правила инвентаризации, необходимой для установления факта наличия денег в кассе.

Таким образом, если сроки сдачи авансового отчета довольно длительные, необходимо обеспечить мероприятия по контролю за выданными сотруднику средствами.

Один из методов контроля за такими подотчетными суммами — периодическая приёмка у сотрудника документации, подтверждающей текущие расходы на реализацию производственной задачи.

Этот метод обговаривается заранее и фиксируется в приказе в рамках внутренней отчетности организации.

Денежные средства могут перечисляться сотруднику на банковскую карту.

При этом карта может как принадлежать самому сотруднику, так и быть корпоративной – выпущенной от имени компании специально для таких целей. В какие сроки отчитываемся и сдаем авансовый отчет в этом случае?

Что касается сроков составления авансового отчета при перечислении служебных денег на карту, то здесь четких законодательных требований нет. Всё в том же указании №3210-У отражены правила работы только с наличными деньгами (банкнотами и монетами РФ), и ни один пункт не отражает отчетность по безналичным средствам.

Таким образом, предприятие в лице руководителя само принимает решение о сроках, в которые сотрудник обязан отчитаться по авансовому отчету. Как правило, практикуется порядок, регламентирующий работу с наличными подотчетными деньгами. Вся специфика отчетов прописывается в приказах и других документах внутренней отчетности юридического лица.

Не всегда режимы работы сотрудника, получившего деньги, и бухгалтера или руководителя совпадают.

Какие именно 3 рабочих дня в этой ситуации считаются крайними сроками сдачи авансового отчета в бухгалтерию? Здесь снова опираемся на два требования:

  1. Согласно законодательству, авансовый отчет должен быть сдан бухгалтеру, главбуху или руководителю, выполняющему функции бухгалтера.
  2. По умолчанию, сдать документ необходимо в 3-х дневный срок с даты получения работником аванса или с момента его выхода на работу.

Учесть оба эти требования при различиях в графике работы сотрудников бывает сложно, поэтому организации необходимо заранее предусмотреть порядок предоставления авансового отчета в соответствующем Положении о подотчетных лицах. Обычно, его составляет бухгалтер, а утверждает руководитель.

Источник: https://hamiltonapps.ru/sroki-avansovogo-otcheta/

Срок сдачи авансового отчета по командировке и другим денежным средствам, выданным под отчет

Срок утверждения авансового отчета

» Организация бизнеса » Бухгалтерия » Расчеты » Наличные » Подотчет » Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию

А знаете ли вы, сколько сроков предусмотрено для отчета перед предприятием по полученным подотчетным средствам? На самом деле их несколько. И каждый — установлен для своего этапа отчетности.

С какого момента возникает обязанность по сдаче авансового отчета?

Единственный нормативный документ, который устанавливает сроки для отчета по выданным под отчет деньгам, — это Указание Банка России №3210-У от 11.03.2014 г. «О порядке ведения кассовых операций». В п. 6.3 (абз.

2) данного Указания установлено, что для сдачи авансового отчета установлен срок в три рабочих (!) дня.

И многие начинающие бухгалтеры ошибочно начинают отсчет этого трехдневного срока с момента выдачи денежных средств под отчет.

На самом деле течение трехдневного срока для отчета начинается:

  • со дня, следующего за днем окончания срока, на который выданы средства под отчет. Данный срок в каждом конкретном случае устанавливается в заявлении лица, которое просит выдать ему деньги под отчет. Причем, руководитель организации (или предприниматель) может, как подтвердить срок, на который просит сотрудник средства, так и изменить его, продлив или сократив. И именно этот срок, который утвердил руководитель в заявлении, будет считаться официальным. И именно по его окончании в течение 3-х рабочих дней сотрудник будет обязан отчитаться по расходу выданных ему средств;
  • со дня выхода сотрудника на работу. Как правило, этим сроком «пользуются», когда работник вернулся из командировки. Но не будет ошибкой применение указанного срока и к выходу сотрудника с больничного листа или из отпуска, например. Также очень часто этой формулировкой пользуются в том случае, когда трехдневный срок для отчета попадает на выходные дни и (или) не рабочие праздничные дни. Ведь отчитаться сотрудник должен в течение 3-х рабочих, а не календарных дней.

Стоит отметить, что Указание Банка России №3210-У содержит в абз.2 п.6.3 указание на 3 дня срока для отчета по подотчетным средствам, как на максимальный срок, в течение которого нужно отчитаться. Но при этом не будет ошибкой, если сотрудник предоставит авансовый отчет гораздо раньше. Например, задолго до окончания срока, на который выданы ему средства под отчет.

Кроме того, в Указании Банка РФ №3210-У не содержится ограничения и на длительность самого срока, на который могут быть выданы средства. Иными словами, деньги можно выдать и на месяц, и на полгода, и даже на год. Причем, этот срок следует утвердить в приказе или в распоряжении руководителя предприятия (предпринимателем).

Однако в п.7 Указания №3210-У предусмотрена обязанность по определению юридическим лицом и предпринимателем:

  • мероприятий для обеспечения сохранности наличных средств при ведении кассовых операций (а выдача денег под отчет и отчет по ним относится к кассовым операциям), при транспортировке и хранении денег;
  • порядка и сроков инвентаризации с целью установления фактического наличия в кассе наличных средств.

Поэтому, если срок, на который выданы средства под отчет, достаточно длительный, то организации и предпринимателю следует предусмотреть мероприятия по контролю этих средств.

Например, периодическую сдачу авансового отчета с документами, подтверждающими расходы, в течение срока, на который эти деньги были выданы. Тем более, никто не запрещает подобный контроль. Ведь в п.6.3 Указания №3210-У отражена лишь обязанность подотчетного лица по сдаче авансового отчета в крайний срок, который предусмотрен для этой цели.

И еще один момент: если и у работника (подотчетного лица), и у бухгалтера (главного бухгалтера или руководителя предприятия), принимающего авансовый отчет, один режим работы, то 3 рабочих дня, предусмотренные для сдачи авансового отчета, не вызовут трудностей. А если бухгалтер или иное уполномоченное лицо работают всего 5 дней в неделю, а подотчетное лицо — по своему графику?

В этом случае нужно учесть следующее:

  • в п. 6.3 Указания Банка России №3210-У четко сказано, что авансовый отчет должен быть предъявлен бухгалтеру, либо главному бухгалтеру (либо руководителю предприятия, если должности бухгалтера в штате нет);
  • сдать авансовый отчет нужно в течение 3-х рабочих дней либо по истечении срока, на который были выданы средства, либо со дня выхода сотрудника на работу.

Совместить эти два требования, если у подотчетного лица и у бухгалтера разные графики работы получается довольно сложно. Поэтому можно предусмотреть в Положении о подотчетных лицах (например) сдачу авансового отчета уполномоченному лицу, которое в отсутствие бухгалтера (главного бухгалтера, руководителя) будет это делать.

Когда нужно вносить остаток неизрасходованной подотчетной суммы?

Абз.2 п.6.3. Указания Банка России №3210-У говорит о поэтапном отчете сотрудником за полученные им средства:

  • сначала, как только закончился срок, на который выдавались подотчетные суммы, такой сотрудник должен в течение 3-х дней сдать авансовый отчет, приложив к нему оправдательные документы;
  • затем начинается второй этап – проверка авансового отчета бухгалтером либо главным бухгалтером (при их отсутствии, как должностей, данную проверку может провести и руководитель компании, или предприниматель);

Источник: https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/buhgalteriya/raschety/nalichnye/podotchet/srok-sdachi-avansovogo-otcheta.html

Налоговые риски при учете авансовых отчетов

Срок утверждения авансового отчета

Большой интерес у проверяющего инспектора всегда вызывают авансовые отчеты предприятия.

Налоговики при своем визите проверят наличие оправдательной документации, подтверждающей правомерность затрат, а также соответствие чеков, квитанций, слипов банковских карт утвержденному законом порядку их оформления.

А в случае, если инспектор обнаружит нарушения при оформлении расходов организации, предприятию грозит начисление штрафов.

Поэтому рекомендуется внимательно относиться к оформлению такого документа, как авансовый отчет. Как заполнять бланк отчета, зависит от того, утвержден ли на предприятии типовой бланк или внедрен внутренний документ с адаптированной структурой отчета.

Закон допускает применение на предприятии произвольной формы авансового отчета, главное – это соблюдение правил учета информации о расходовании подотчетных средств.

В качестве затрат, отнесённых к расходам предприятия, могут быть приняты только подотчетные суммы, выданные сотруднику для оплаты товаров или услуг, которые выполнены в интересах организации.

В качестве расходов признаются товары или услуги, оплата которых позволит предприятию увеличить доходы или избежать дополнительных расходов. В этом случае расходы разрешено учесть, как экономически обоснованные.

Оплаты, произведенные без экономического обоснования, не подлежат учету в качестве расходов организации. Такие траты признаются расходами на личные нужды подотчетного лица, а суммы таких покупок удерживаются из дохода сотрудника с последующим начислением НДФЛ.

Дата авансового отчета и дата утверждения авансового отчета

Среди информации, обязательной для указания в авансовом отчете, присутствуют две даты: дата составления авансового отчета и дата его утверждения.

Есть также и даты на кассовых чеках, билетах, квитанциях, товарных чеках, бланках строгой отчетности, которые работник прилагает в качестве обоснования затрат.

Разберемся, о чем они могут рассказать налоговому инспектору, и как правильно оформить авансовый отчет, утверждение которого происходит позднее его составления.

Рассмотрим авансовый отчет: дата составления – это число по календарю, когда сотрудник составляет отчет о расходовании выданных ему подотчетных средств, прикладывает все чеки и квитанции, оформленные в соответствии с требованиями закона и подписывает бланк. Кстати, отчитаться за денежные средства, полученные подотчет, сотрудник обязан не более, чем через 3 дня после совершения покупки, оплаты услуги или возвращения из командировки.

Даты на подтверждающей расходы документации должны соответствовать отчетному периоду, указанному в распоряжении руководителя предприятия. Руководитель обязан в приказе о выдаче подотчетному лицу денежных средств указать срок, на который деньги выдаются сотруднику, и дату, когда работник обязан отчитаться за расходы.

Подписанный авансовый отчет сотрудник передает в бухгалтерию, где в установленный руководителем срок, он проверяется на правильность составления и соответствия подтверждающей документации требованиям закона.

Дата утверждения авансового отчета, что это за реквизит бланка отчетности за полученные подотчет суммы?  Утверждение авансового отчета выражается в подписи руководителя на бланке предоставленной отчетности по расходам денежных средств, полученным сотрудником, после проверки этого отчета бухгалтером. Соответственно, при подписи отчета руководитель ставит дату утверждения авансового отчета – она-то и отражается в налоговом учете. НК признает именно дату утверждения, как дату, с которой связаны все налоговые последствия для работодателя.
Например, при возвращении из командировки в другие регионы, сотрудник составляет авансовый отчет с регионов. Дата составления и утверждения будут отличаться от дат, которыми выписаны оправдательные документы, и именно дата утверждения авансового отчета по командировке играет важную роль в налоговом учете.

Последний день месяца, в котором авансовый отчет по командировочным расходам утвержден, фиксируется, как дата фактического получения дохода работником. Соответственно, при расчете НДФЛ будет указана именно дата утверждения авансового отчета по командировке (при оплате суточных).

По налогу на прибыль при рассмотрении авансовых отчетов дата их утверждения признается датой расходов на представительские или другие подобные нужды организации.

В документе «Авансовый отчет» дата составления и дата утверждения могут не совпасть, если руководитель подпишет подтверждение позднее их составления.

Согласно 402-ФЗ дата составления является обязательным реквизитом авансового отчета, порядок утверждения авансовых отчетов Закон никак не регламентирует. Не дает Закон пояснений и, в какие сроки руководитель обязан подписать отчеты. В то же время все налоговые последствия возникают при рассмотрении налоговиками именно даты утверждения авансового отчета.

Для урегулирования вопросов, связанных с датами составления и утверждения, руководителю надлежит разработать и утвердить в организации внутренний документ: приказ или положение о порядке формирования и предоставления авансовых отчетов на предприятии.

Кроме того, этот вопрос рекомендуется отразить и в учетной политике компании. Во внутренней документации руководитель вправе предусмотреть, что отражение в учете авансовых отчетов бухгалтеру следует вести по дате составления отчета. Такое распоряжение не противоречит закону, потому что дата утверждения не является обязательным реквизитом авансового отчета.

Тогда при случае, когда дата утверждения авансового отчета не совпадает с датой составления, бухгалтер отразит в учете авансовые отчеты по дате их составления, а на вопрос налоговиков о правомерности своих действий предоставит приказ руководителя.

Авансовый отчет за расходы прошлых лет

При утверждении на предприятии документации, регламентирующей порядок оформления и учета авансовых отчетов, следует обязательно указать срок предоставления авансового отчета.

Если руководителем не установлены сроки предоставления отчетности по израсходованным подотчетным средствам, они составляют по закону три дня с даты осуществления затрат или с даты возвращения сотрудника из командировки.

Ведь бывают случаи, когда авансовый отчет не может быть предоставлен в установленный законом срок, да и в сроки, прописанные в учетной политике и приказе об авансовых отчетах, работник по уважительной причине не уложился. Такие случаи, как исключения, также следует учесть в документации об авансовых отчетах, чтобы бухгалтер смог учесть предоставленные с опозданием расходы.

К таким случаям относятся, например, предоставленные чеки за предыдущий год по затратам на долгосрочную командировку. В этом случае бухгалтеры авансовые отчеты проводят с опозданием. 
Дата утверждения авансового отчета (расходы прошлых лет учитываются особым образом) в этом случае может совпадать с датой составления авансового отчета.

Авансовый отчет по дате утверждения за расходы прошлых лет учитывается бухгалтером на основании распоряжения руководителя компании.

Нарушение правил оформления авансовых отчетов за расходы прошлых лет могут негативно сказаться на заключении результатов проверки работы бухгалтерии предприятия после визита проверяющего инспектора.

Поэтому сотрудникам рекомендуется сдавать авансовый отчет вовремя, финансистам внимательно проверять все даты на чеках, квитанциях и накладных. Авансовые отчеты с расходами прошлых лет, учтенные с ошибками, инспектор может признать экономически необоснованными затратами и не зачесть такие расходы, что повлечет пересчет налогов, штрафные санкции и начисление дополнительных платежей.

Налоговики не советуют затягивать с авансовыми отчетами и утверждать их в течение месяца совершения расходов.

Авансовые отчеты по командировке за границу

Аванс для расходов в загранкомандировке на предприятии вправе получить лицо, которое заключило с организацией трудовой договор и не имеет задолженностей по предыдущим суммам, выданным этому лицу подотчет. Запрещено выдавать подотчет денежные средства лицам, не находящимся с организацией в трудовых отношениях, а также передавать для совершения расходов выданные деньги третьим лицам.

Выплата производится бухгалтером компании наличными денежными средствами через кассу, при этом кассир выписывает на имя сотрудника соответствующие документы. Деньги правомерно перечислить работнику на зарплатную банковскую карту, личную карту сотрудника или предоставить подотчетному лицу для расчетов корпоративную банковскую карту.

При необходимости предоставить денежные средства работнику для оплаты расходов в заграничной командировке, бухгалтер может выдать или перечислить работнику денежные средства в валюте (сотрудник также будет обязан собрать все чеки и квитанции, чтобы затем вложить их в авансовый отчет) на карточку. Подтверждение, что курсовая разница возникла, прикрепляется бухгалтером в виде пояснительной записке об изменении курса валюты за подписью руководителя к авансовому отчету.

https://www.youtube.com/watch?v=h5OOL0dUlDk

В пояснительной записке рекомендуется указать, какая с момента перечисления валюты до даты утверждения авансового отчета возникла курсовая разница: положительная или отрицательная. Далее курсовую разницу бухгалтер учитывает в бухгалтерском учете.

Для предприятий, относящихся к бюджетной сфере, командировки оформляются по такому же алгоритму, что и в коммерческой организации.

Авансовый отчет (в бюджетном) по командировке за границу (в валюте также выдаются денежные средства наличными или перечисляются на банковскую карту) оформляется с приложением оправдательной документации и пояснительной запиской в случае возникновения курсовой разницы.

Еще один особенный случай учета расходов на командировку относится к производственной практике студентов на дневной форме обучения. Одаренных учащихся некоторые учебные заведения направляют на практику в самые престижные подразделения предприятия, предоставляющего такую возможность, которые иногда функционируют не в том же городе России, где студент учится.

Если предприятие заинтересовано в студенте, как в перспективном сотруднике в будущем, руководитель организации вправе принять решение о направлении его на производственную практику за счет предприятия.

Возникает случай, когда студенту оплачивают проезд до места прохождения преддипломной практики из кассы предприятия. Надлежит ли в этом случае запросить с учащегося авансовый отчет? Что важнее: даты в билетах или даты по графику производственной практики студентов 2019 года обучения?

В рассматриваемом случае студент не связан с предприятием, направляющим его на практику, трудовыми отношениями. Находясь на дневной форме обучения, студент не вправе заключить трудовой договор с предприятием, соответственно, он не может от лица компании нести расходы в интересах организации. Поэтому выплаты на подобные цели предприятие может произвести только из чистой прибыли.

При оплате затрат на командировки из чистой прибыли, организация не ограничена законодательством документацией для подтверждения правомерности таких расходов. Поэтому даты на билетах и даты, указанные в графике производственной практики могут не совпадать, для налогового учета это не имеет никакого значения.

Выводы

Дата, когда отчет по авансам был составлен – обязательный реквизит авансового отчета, дата утверждения – таковым не является, но ее НК рассматривает, как точку отсчета для наступления налоговых последствий для организации.

Руководителю надлежит утвердить на предприятии алгоритм заполнения и учета отчетов по полученным авансам подотчет, прописать срок предоставления и порядок их утверждения.

Налоговики проверят правильность оформления авансовых отчетов и прикрепленную к ним подтверждающую документацию. Копии чеков и квитанции не будут приняты инспектором, как подтверждение затрат. Все неправильно оформленные отчеты не будут признаны проверяющим, бухгалтеру организации потребуется доначислить налоги, уплатить пени и штрафы.

Во избежание спорных ситуаций с налоговиками рекомендуется строго выполнять требования закона по выдаче подотчетных сумм и оформлению авансовых отчетов.
 

Источник: http://NalogObzor.info/publ/stati_iz_tematicheskikh_zhurnalov/utverzhdenie_avansovogo_otcheta_bez_nalogovykh_riskov/71-1-0-2071

Новые правила кассовых операций и выдачи наличных под отчёт в 2021 году

Срок утверждения авансового отчета

Порядок ведения кассовых операций регулируется Указанием ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Последние поправки к нему утверждены указанием ЦБ от 05.10.20 № 5587-У и вступают в силу с 30 ноября 2020 года. Эти изменения касаются следующих категорий:

  • юридических лиц и ИП, в том числе из реестра МСП;
  • работодателей, которые выдают сотрудникам деньги под отчёт;
  • организаций с обособленными подразделениями.

Чтобы было удобнее сравнивать, мы собрали все последние изменения в таблицу. Далее рассмотрим их подробнее.

Изменение Было Стало
Документы для выдачи подотчётныхЗаявление работника содержит сумму, период, на который они получены, подпись руководителя и датуРаспорядительный документ оформляется на каждую выдачу наличныхК заявлению нет требованийДостаточно одного документа на несколько выдач наличных и подотчётников
Срок сдачи авансового отчётаТри рабочих дня со дня выхода на работу или со дня, следующего за истечением срока, на который выданы деньгиУстанавливает руководитель или ИП самостоятельно
Приём наличныхНет контроля платежеспособностиОбязателен контроль платежеспособности. Все платежеспособные деньги нужно принять
Выдача наличныхПроверка качества банкнот перед выдачей не предусмотренаКассир не может выдавать банкноты даже с одним повреждением. Их нужно сдать в банк
Проверка получателя наличныхОбязательна проверка удостоверения личности, предусмотрен особый порядок проверки доверенностиКассир сам решает, как проверить личность получателя
Кассовая книга в обособленных подразделениях (далее — ОП)Кассовые книги обязательны для всех ОПМожно не вести кассовую книгу, если после каждой смены наличные ОП передаются в кассу юрлица
Кассовые операции без кассираИспользование программно-технических средствИспользование автоматических устройств, которые принимают и выдают наличные, а также проверяют наличие защитных признаков на банкнотах

Документы для выдачи денег под отчёт

Центробанк убрал требования к заявлению работника на получение подотчётных средств. Раньше в нём должны были содержаться сумма наличных, срок, на который они выдаются, подпись руководителя и дата. Теперь достаточно просто заявления, требований к его содержанию нет. Позже ЦБ может установить форму такого заявления.

Также в указаниях прописали, что можно составить один распорядительный документ на несколько выдач наличных. Подотчётное лицо в документе тоже может быть не одно. Главное — указать ФИО всех подотчётников, суммы денег и сроки, на которые их выдали. Раньше ЦБ тоже разрешал составлять один приказ на несколько подотчётов, но теперь правило правило закрепили официально, чтобы не было споров.

Срок сдачи авансового отчёта

Больше нет обязательного срока для сдачи в бухгалтерию авансового отчёта и подтверждающих документов. Раньше работник должен был отчитаться в течение трёх рабочих дней:

  • либо со дня выхода на работу, 
  • либо со дня, следующего за истечением срока, на который выданы деньги.

Теперь руководители сами решают, когда работникам отчитываться. Новый срок надо прописать в локальных документах или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчёт.

Контроль качества принимаемых наличных

Кассир теперь дополнительно должен будет проверять платежеспособность наличных по требованиям п. 1 Указаний Банка России от 26.12.2006 № 1778-У. Платежеспособными считаются деньги, которые не содержат признаков подделки и повреждений, за исключением следующих:

  • банкноты — загрязнение, износ, надрывы, потертости, небольшие отверстия, проколы, надписи, пятна, оттиски штампов, отсутствие углов или краёв;
  • монеты — мелкие механические повреждения.

Если деньги повреждены, но всё ещё платежеспособны, кассир обязан их принять.

Правила выдачи наличных из кассы

К выдаче повреждённых денег ЦБ отнёсся гораздо строже. В указаниях прописали, что кассир не должен выдавать наличные, у которых есть хотя бы одно из повреждений (абз. 6-15 п. 2.9 Положения ЦБ от 29.01.2018 № 630-П):

  • загрязнения поверхностей, которые снизили яркость рисунка более чем на 8 %; 
  • посторонние надписи, рисунки, штампы;
  • контрастные пятна с диаметром от 5 мм;
  • разрывы краёв длиной от 7 мм;
  • сквозные отверстия и проколы диаметром от 4 мм;
  • надрывы, заклеенные скотчем;
  • утраченные углы площадью от 32 мм²;
  • утраченные края, если банкнота уменьшилась на 5 мм или больше;
  • частично утраченный из-за потёртости или обесцвечивания красочный слой.

Если есть хотя бы одно повреждение из вышеназванных, деньги надо сдать в банк. 

Кассир обязан проверить, что выдаёт деньги тому человеку, который указан в документах. Раньше требования к проверке были серьёзнее: надо было запрашивать паспорт, предусматривался особый порядок работы с доверенностью. Теперь это не обязательно: кассир сам может решать, как проверить получателя.

Освобождение от кассовой книги для обособленных подразделений

ОП теперь могут не вести кассовую книгу, если не хранят наличные и после каждой смены передают их в кассу юрлица. 

До поправок все ОП, которые принимали и выдавали наличные, должны были вести кассовую книгу. Если расчётного счёта не было, обязанность тоже сохранялась. За отсутствие своей книги налоговики штрафовали компании на 50 тыс. рублей, а руководителей на 5 тыс. рублей.

Автоматические кассовые операции без кассиров

До поправок кассовые операции разрешали вести с использованием программно-технических средств. Сейчас это положение конкретизировали: можно проводить их с помощью автоматических устройств, которые работают без кассира.

Такие устройства должны соответствовать параметрам:

  • принимать и выдавать наличные;
  • распознавать хотя бы четыре защитных признака на банкнотах (абз. 14–19 п. 1.1 положения ЦБ от 29.01.2018 № 630-П).

Принимать извлечённые из автомата наличные надо по ПКО, а загрузку автомата деньгами оформлять РКО.

Источник: https://kontur.ru/articles/5955

Как оформить авансовый отчет: инструкции и образец заполнения

Срок утверждения авансового отчета

Продукты по направлению

Астрал

Лайфхак

Авансовый отчёт — это документ, который подтверждает использование аванса для выполнения определённого служебного поручения или хозяйственных нужд подотчётными лицами.

Подотчётные лица — это сотрудники, которые могут получать деньги организации с целью оплаты расходов, непосредственно связанных с деятельностью этой организации. В бухгалтерии обычно имеется приказ со списком лиц, которые могут брать деньги на хозяйственные расходы под отчёт.

В авансовом отчёте обязательно указывается полученная подотчётным лицом сумма и фактический расход. Отчёт подкрепляется документы, подтверждающими расходы. Остаток подотчётные лица возвращают, а в случае невозврата эта сумма удерживается из зарплаты.

Четыре правила оформления

Существуют четыре основных правила, которым должны следовать бухгалтеры при оформлении авансовых отчётов:

  1. Форму отчёта устанавливает компания. Руководитель должен утвердить оригинальную форму отчёта приказом. Однако, за основу берётся унифицированная форма N АО-1 «Авансовый отчёт».

  2. Обязательные реквизиты, которые должны быть в документе, указаны в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

  3. Руководитель устанавливает срок для подотчётного лица. По истечении этого срока подотчётное лицо должно отчитаться по авансу. У него его есть три рабочих дня на то, чтобы сдать отчёт.

  4. Руководитель устанавливает срок для бухгалтера. В течение этого срока бухгалтер должен проверить отчёт. Затем документ должен быть передан либо главному бухгалтеру, либо руководителю для утверждения.

  5. Бухгалтер подписывает отчёт у руководителя и главного бухгалтера. Без этих подписей документ будет считаться недействительным.

Используя онлайн-сервис для организации электронного документооборота можно упростить составление и оформление отчётов.

Заполнение авансового отчёта

Авансовый отчёт заполняется в единичном экземпляре. В заполнении участвуют как и бухгалтерия, так и подотчётное лицо. Порядок ведения и заполнения авансовых отчётов описан в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

Подотчётное лицо

Последовательность действий при заполнении авансового отчёта подотчётным лицом:

  1. Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер.

  2. Сотрудник заполняет графу «Назначение аванса». В ней должна быть указана категория расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы и т.д.

  3. На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 записывает суммы затрат.

Подтвердить расходы могут:

  • кассовые и товарные чеки;
  • электронные чеки;
  • товарные накладные;
  • приходные кассовые ордера;
  • транспортные документы (проездные билеты, талоны).

Все документы, которые подтверждают расходы должны быть приложены к отчёту, чтобы фирма смогла принять расходы к вычету НДС.

Бухгалтер

После того как бухгалтер получит документ от подотчётного лица, он должен выполнить следующий алгоритм действий:

  1. Присвоить номер отчёту и проставить дату приёма документа.

  2. Заполнить отрывную расписку о принятии отчёта к проверке, содержащую ФИО подотчётного лица, реквизиты авансового отчёта, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдаёт подотчётному лицу.

  3. Заполнить таблицу отчёта следующими данными:

    • сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
    • сведения о сумме текущего аванса;
    • общая сумма полученных и израсходованных денег;
    • сумма остатка либо перерасхода;
    • информация о бухгалтерских счетах, где отражается подотчёт.

  4. В графе 7 бухгалтер записать суммы расходов, принятых к учёту, в графе 9 — дебет счёта. Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.

После этого документ утверждает руководитель и заполняет оставшиеся графы вверху лицевой стороны.

Только правильно заполненный авансовый отчёт позволяет учитывать потраченные деньги в расходах и, соответственно, в налоговом учёте. Чтобы всё шло по плану, можно выдать подотчётным сотрудникам памятки и чек-листы. В них нужно напечатать инструкцию по заполнению отчёта и список подтверждающих документов.

Астрал

Источник: https://astral.ru/articles/layfkhak/12664/

Какой датой подотчетному лицу подписывать авансовый отчет? | «Правовест Аудит»

Срок утверждения авансового отчета

Нужно учитывать, что дата представления (составления) авансового отчета определяется датой подписи подотчетного лица. Если бухгалтер проверяет первичный документ без подписи, значит он предварительно проверяет «черновик», а не документ.

Поэтому если организация будет применять унифицированную форму N АО-1, и придерживаться указанного в вопросе порядка документооборота, то дату принятия к проверке черновика указывать не нужно.

Обращаем внимание, что унифицированная форма «Авансовый отчет» (форма N АО-1) предусматривает дату принятия к проверке авансового отчета бухгалтером.

При определении порядка документооборота, связанного с выдачей подотчетных сумм, следует разделять следующие сроки:

  • представления (составления) авансовых отчетов подотчетными лицами;
  • проверки авансовых отчетов в бухгалтерии;
  • утверждения отчетов руководителем;
  • окончательных расчетов по авансовым отчетам.

При этом срок составления авансовых отчетов сотрудниками четко установлен нормативными актами.

Подотчетное лицо обязано предъявить бухгалтеру авансовый отчет в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет, или со дня выхода на работу, или по возвращении из командировки (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, п. 26 Положения о служебных командировках, утвержденных Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

А вот остальные сроки организация вправе определить самостоятельно и утвердить внутренним приказом, положением о выдаче денег под отчет или инструкцией по порядку расчетов с подотчетными лицами и т.п. Согласно пп. 6.3 п.

 6 Указания Банка России от 11.03.

2014 № 3210-У проверка авансового отчета бухгалтером, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Важно, что в условиях вопроса указан срок составления отчета, который не соответствует требованиям Указания Банка России. При этом сроки проверки и утверждения авансового отчета в условиях вопроса не названы. Во избежание разночтений эти сроки необходимо четко установить приказом (от даты утверждения отчета многое зависит, в т. ч. момент налогового учета расходов).

Случаи, когда компанию или подотчетное лицо могут оштрафовать за нарушение кассовых операций, перечислены в ст. 15.1 КоАП РФ, и задержка авансового отчета сотрудником там не упомянута. Но открыто закреплять нарушение сроков в приказах не стоит. Поэтому рекомендуем во внутреннем приказе о выдаче денег под отчет использовать следующие формулировки:

«Подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет в бухгалтерию в сроки, установленные законодательством.

В срок до 16 числа бухгалтерия проверяет авансовые отчеты, представленные в первой половине месяца. А в срок до 31 числа проверяет авансовые отчеты, представленные во второй половине месяца (даты в примере, естественно, условные).

Генеральный директор утверждает авансовые отчеты за первую половину месяца до 17 числа, а за вторую половину до 2 числа месяца, следующего за отчетным».

По факту такие формулировки могут означать следующий документооборот:

  • Сотрудники загружают в программу «черновики» авансовых отчетов на предварительную проверку (в определенные отдельными инструкциями сроки). Если программное обеспечение не позволяет вносить изменения в документ после подписи, то подотчетное лицо в момент загрузки черновик не подписывает. Если возможность изменений существует, то подпись подотчетного лица целесообразно поставить сразу;

  • Бухгалтерия в установленные приказом сроки проверяет черновики авансовых отчетов. Дата окончания проверки по факту совпадет с датой подписания отчета сотрудником. Если функционал ПО допускает изменения, то дата авансового отчета, дата его загрузки в программу и дата подписи подотчетного лица могут совпадать (как и положено).

    В этом случае бухгалтер, как и положено, проверит авансовый отчет, и в случае необходимости, проконтролирует внесение в него изменений. Подчеркнем, что исправления в первичном документе допускаются (ч. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. п. 4.2, 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, п. 16 Положения N 34н).

    Поэтому вопрос только в том, как реализован этот функционал в программе;

  • Директор утверждает авансовые отчеты в установленные сроки. Фактическая дата утверждения авансового отчета обязательно должна соответствовать внутреннему регламенту.

Источник: https://pravovest-audit.ru/nashi-statii-nalogi-i-buhuchet/data-sostavleniya-avansovogo-otcheta/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.