Внесение изменения в трудовую книжку фамилии

Содержание

Изменение фамилии в трудовой книжке (после замужества, прочее) в 2018 году: образец записи, как правильно внести, правила оформления смены

Внесение изменения в трудовую книжку фамилии

Среди многочисленных жизненных ситуаций встречается и такая, как изменение фамилии. Это влечёт за собой замену множества личных документов. Ведь это фактически смена персональных данных.

Для трудоустроенного человека важнейшим документом, по крайней мере до 2021 года, когда в действие будет введён электронный кадровый учёт всех работников страны, является трудовая книжка.

Задача кадровика — правильно внести в неё изменения.

В каких ситуациях меняется фамилия в трудовой книжке

Самые распространённые варианты изменения фамилии в трудовом документе:

  • работница вышла замуж, реже, но бывает, что муж берёт фамилию жены;
  • супруги развелись, и жена возвращает свою прежнюю фамилию (что тоже бывает, когда женщина даже таким образом не хочет вспоминать своего бывшего);
  • человек просто решает изменить имя или фамилию по личным соображениям.

По законодательным актам, предусматривающим идентификацию гражданина, процедура изменения Ф. И. О. в некоторых случаях должна сопровождаться полной заменой документов, содержащих персональную информацию о человеке. К примеру, подлежат замене паспорт, СНИЛС, водительские права. А есть документы, в которых допускается просто внесение корректировок, сюда как раз и относится трудовая книжка.

Следовательно, как только в персональных данных работника произошли изменения и им был получен на руки новый паспорт гражданина РФ, он обязан предупредить своего нанимателя об этом. И кадровый служащий, и работник должны понимать, что этот вопрос важен для обеих сторон:

  • при обнаружении ошибок и несостыковок во время сдачи налоговой и страховой отчётности (СЗВ-М, справки 2-НДФЛ и пр.) компании грозят штрафы и пени — минимум 500 руб. за сотрудника, и это только в ПФР;
  • для работника такая безответственность чревата потерей трудового стажа и пенсионных баллов, если трудовая книжка будет признана недействительной. По крайней мере, при выходе на пенсию ему придётся побегать по инстанциям, доказывая свою правоту.

Не всегда работники уделяют внимание кадровому документообороту и задумываются над последствиями такой небрежности. Человек может тянуть до последнего с визитом в кадры.

Поэтому совет всем руководителям, ИП и кадровикам: оптимальный вариант стимулирования сотрудников — визировать при приёме на работу ознакомление с внутренним актом, предупреждающим об ответственности за несвоевременное предоставление уточнённых/изменённых личных документов.

Для этого в документ (как правило, это положение о персональных данных, но может быть трудовой контракт или должностная инструкция) надо вписать пункт: «Работник должен своевременно, в срок не позднее 5 (пяти) рабочих дней с даты внесения изменений в персональные данные, будь то Ф. И. О.

, прописка или место проживания, известить об этом работодателя в письменном виде и представить подтверждающие документы». Наниматель имеет право установить любой срок, но лучше рационально подходить к этому вопросу, без фанатизма, но не затягивая. Сотрудник должен поставить свою подпись в листе ознакомления или на самом документе. При возникновении спорных моментов важно, чтобы ответственность была документально закреплена.

Кадровику — инструкция и образец внесения записи о смене фамилии в трудовую

Со слов работника кадровик не имеет права ничего менять в кадровом делопроизводстве по конкретному сотруднику. Это регламентировано Постановлением Правительства РФ № 225, которое устанавливает общие положения по ведению и учёту трудовой документации по работникам.

Работник должен представить в отдел кадров либо индивидуальному предпринимателю подтверждающие документы:

  • паспорт с новыми персональными данными;
  • свидетельство о заключении или расторжении брака, если фамилия менялась на этом основании;
  • если человек по собственной инициативе изменил имя, отчество или фамилию — свидетельство о смене;
  • в крайних случаях — замещающий документ, идентифицирующий личность, это может быть загранпаспорт или новое водительское удостоверение.

Ответственный сотрудник кадровой службы должен лично удостовериться, что представленные документы законны и дают возможность внести корректировки.

Он сверяет информацию и после этого принимает решение об изменении в трудовой. С новых документов нужно снять ксерокопии и сохранить их в личном деле работника.

Законодательство не регулирует точные сроки и очерёдность действий по внесению корректировок в трудовую документацию.

Сотрудник отдела кадров не имеет права требовать от человека написать заявление о внесении исправлений в кадровый документ. Нормативные акты этого не предусматривают.

Но эксперты рекомендуют всё-таки пройти эту процедуру, чтобы обезопасить стороны, если возникнет спорная ситуация.

В заявлении работник должен кратко дать обоснование причины корректировок и в приложении указать вводные данные.

Зявление работодателю о внесении изменений в трудовую сопровождается подтверждающими документами

Как правило, на предприятии существует стандартная практика внесения всех заявлений в определённый журнал, кадровик должен зарегистрировать это заявление в нём.

В журнал регистрации заявлений работников вносятся все заявления: на отпуск, о корректировке в кадровых документах и другие

После этого остаётся ещё один шаг до внесения корректировок в трудовую — издание приказа о внесении в неё уточнений. Это необходимая процедура, которая страхует работодателя от технических ошибок и несостыковок. Формируется приказ стандартно:

  1. Указываем дату составления распоряжения.
  2. Формулируем цель документа — об изменении фамилии в учётных документах.
  3. Вносим старые и новые данные по работнику.
  4. Уточняем основания для внесения изменений.
  5. Ставим дату, визируем исполнителем распоряжения и руководителем компании.
  6. Знакомим работника с распоряжением (обязательна его виза об ознакомлении).
  7. Заносим реквизиты приказа в соответствующий журнал учёта.

Приказ об изменении фамилии в учётных документах заполняется по стандартной форме

И вот теперь, после всей предварительной подготовки, кадровик может приступить к внесению изменений в личный кадровый регистр работника. Документ, который регламентирует правильность оформления и внесения изменений в трудовые книжки, — Постановление Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003.

Алгоритм действий при внесении корректировок в трудовую книжку выглядит следующим образом:

  1. На основании вышеуказанного руководства по оформлению трудовых (смотри пункт 2.3 Инструкции Минтруда) корректировки должны быть внесены на правый титульный лист трудовой книжки (первый разворот). Изменения вносятся путём зачёркивания предыдущих данных одной тонкой чертой, чтобы старые данные оставались читабельными. По возможности следом (а если не входит в одну строку — над зачёркнутой фамилией) аккуратно вписываются новые данные (фамилия, имя или отчество).

    В основной части аккуратно меняем фамилию

  2. В левой части титульного разворота необходимо сформулировать причину и основания внесения изменений. Для этого нужно разборчивым почерком проставить дату, серию и номер документа, который подтверждает произошедшие изменения в идентификационных данных. Корректировка в обязательном порядке должна быть завизирована руководителем организации или индивидуальным предпринимателем, начальником службы управления персоналом или другим уполномоченным работником. На пересечении с записью, ближе к краю ставится печать предприятия (если есть).

    В левой части обложки указываются основания, по которым внесены исправления в фамилию работника

  3. Что ещё следует учесть при внесении уточнения:
    • запись должна быть сделана одним цветом;
    • запрещено оформлять трудовую с помощью гелевой ручки;
    • фамилия вносится полностью (когда фамилия становится двойной, например, Петрова-Воткина, нужно зачеркнуть устаревшее — «Петрова» и прописать полную новую фамилию).

Корректировки внесены. Отметим, что при оформлении трудовой документации не рекомендуется забирать оригиналы подтверждающих документов у работника (взять нужно, но только копии). Уточнения рекомендуется делать в его присутствии.

Если работник повторно меняет фамилию (например, при разводе) процедура повторяется:

  • старые данные зачёркиваются;
  • на свободном месте вписываются обновлённые данные;
  • указываются реквизиты документа, ставится виза ответственного лица, печать.

В какие ещё кадровые документы вносятся коррективы

При изменении персональных данных о сотруднике кадровикам придётся исправить информацию и в другой кадровой документации:

  1. В журнале учёта трудовых книжек.
  2. В лицевом счёте сотрудника (форма № Т-54), по которому учитываются все выплаты работнику на предприятии.
  3. В личной карточке служащего (форма № Т-2), здесь помимо изменения фамилии нужно обновить данные паспорта.

    Сведения о смене фамилии и паспорта вносятся в личную карточку работника

  4. В трудовом контракте. Для этого составляется дополнительное соглашение, где опять же дублируются основания для внесения корректировок, устанавливается срок ввода в действие новых персональных данных человека.

    Дополнительное соглашение к трудому договору фиксирует изменение личных данных работника

  5. В графике отпусков, ведомостях, другой кадровой документации.

Если человек самостоятельно не получил СНИЛС, эта задача возлагается на работодателя. Для получения пенсионного свидетельства кадровику (или бухгалтеру, в зависимости от того, кто на предприятии занимается этим вопросом) нужно оформить и направить в региональное подразделение ПФР пакет документов, куда должны входить:

  • заявление-анкета по форме АДВ-2, обратите внимание, что в заявлении должна стоять обновлённая подпись человека, поменявшего фамилию;
  • опись-перечень документации (форма АДВ-6);
  • предыдущий СНИЛС сотрудника;
  • ксерокопия нового паспорта работника.

Если изменения были внесены с ошибкой: как исправить

Ошибка даже в одной букве фамилии может привести к признанию трудового документа недействительным. В связи с чем человек может потерять весь свой наработанный к тому времени стаж.

https://www.youtube.com/watch?v=EEM99ZAyVfQ

Самые распространённые ошибки в заполнении титульного листа документа:·

  • неправильно указаны Ф. И. О. работника;·
  • не стоит печать предприятия, когда она есть;
  • нет визы ответственного лица, имеющего право заполнения трудовой, и её расшифровки;
  • дата оформления книжки сознательно показана неточно (это делается, как правило, для увеличения трудового стажа).

Если ошибка всё-таки допущена, исправлять её нужно обязательно, но при этом запрещено:

  • вносить коррективы с помощью гелевой ручки, так как состав пасты неустойчив к воде и истиранию;
  • использовать корректор — только зачёркивание тонкой линией.

Что ещё важно:

  • исправления вносятся разборчивым почерком;
  • обязательны реквизиты подтверждающих документов;
  • ставятся расшифровка подписи лица, внёсшего коррективы, и печать организации;
  • внести коррективы необходимо сразу, как только была замечена ошибка, вне зависимости от того, допущены неточности на предыдущей работе или на нынешней (кто обнаружил, тот и исправляет).

Трудовая книжка — важнейший документ в жизни работающего человека. Поэтому относиться к нему нужно ответственно и грамотно.

Кадровым работникам следует помнить, что от этого личного регистра во многом зависит сумма будущей пенсии человека и его спокойствие при её оформлении.

Сплошь и рядом случаются ситуации, когда работник, выходя на пенсию, обивает пороги учреждений, чтобы добиться справедливости. И всё «благодаря» некомпетентности кадровика.

  • ozakone
  • Распечатать

Источник: https://ozakone.com/trudovoe-pravo/trudovoj-dogovor/izmenenie-familii-v-trudovoy-knizhke-posle-zamuzhestva.html

Оформление смены фамилии в трудовой книжке

Внесение изменения в трудовую книжку фамилии

Запись в трудовой книжке об изменении фамилии — обязательная процедура работы с кадровыми документами. Рассмотрим, кто и как должен вносить изменения в сведения о сотруднике.

Основным документом работника, подтверждающим его стаж и периоды занятости в конкретных организациях на определенных должностях, является трудовая книжка. Согласно статье 66 ТК РФ, этот документ обязаны вести все работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Если сотрудник меняет фамилию, в кадровые и учетные документы, в том числе в трудовую книжку и личную карточку, а также в договор, должны быть внесены соответствующие корректировки.

Процедура оформления исправления персональных данных достаточно простая, и она должна быть произведена в обязательном порядке, в противном случае в будущем у человека могут возникнуть вопросы по назначении пенсии, вплоть до оспаривания права на получение обеспечения от государства. Разберем подробно порядок действий и дадим образец, как изменить фамилию в трудовой книжке.

Законодательная база

Чаще всего смена фамилии производится при заключении брака. Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» (ФЗ-143, принятый еще в 1997 году), в ст. 30 устанавливает, что такое изменение персональных данных подтверждается свидетельством о браке.

Фамилия — обязательный реквизит паспорта как удостоверяющего личность документа: эти сведения, согласно ст. 19 ГК РФ, являются основными идентифицирующими для гражданина. Поэтому вполне логично, что при изменении таких персональных данных необходима замена паспорта (это прямо указано в п.

12 Положения о паспорте, утвержденного Постановлением Правительства №828 в 1997 году).

Трудовая книжка (ТК), согласно ст. 66 ТК РФ, будучи главным документом сотрудника, содержит информацию обо всех этапах его деятельности.

В двух подзаконных актах установлены форма и порядок ведения ТК:

На основании пп. “а” п. 9 Правил ТК в обязательном порядке содержит идентифицирующие данные о сотруднике, которые вносятся на основании паспорта. Следовательно, при изменении паспорта гражданина аналогичные правки необходимо внести и в ТК.

Корректировки сведений о работнике производятся в соответствии с п.п. 26 и 2.3 Инструкции.

Внесение изменений в трудовую книжку

Помимо информации о выполняемой работе, смене места работы, увольнениях и наградах за успехи в труде, в трудовую книжку вносятся сведения о работнике. К ним, согласно существующему законодательству, относятся:

  • ФИО;
  • дата рождения;
  • информация об образовании и квалификации.

Записи в ТК, касающиеся перечисленных сведений, могут быть исправлены, если для этого есть причины и документальное подтверждение.

В качестве причины, например, может выступать перемена фамилии вследствие замужества, а также ошибки в написании.

Что касается документальных подтверждений, то в качестве них могут выступать свидетельство о браке, паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о перемене фамилии или имени, о расторжении брака и другие официальные документы.

Изменения вносятся работодателем по последнему месту трудоустройства. Если перемена сведений о работнике произошла после увольнения с работы, то правки вносятся предыдущим или нынешним работодателем. Если организации, которая допустила неточность в написании, больше не существует, то изменения в трудовую книжку вносит новый работодатель.

Согласно пункту 31 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», дубликат этого документа выдается в случае утраты его оригинала. В остальных случаях в него вносятся соответствующие изменения.

Запись в ТК делается на основании заявления работника.

Оформлять решение руководителя необходимо соответствующим распорядительным документом: приказом.

Данные о документе-основании вносятся на внутреннюю сторону первой страницы ТК.

Запись в трудовой книжке об изменении фамилии

При изменении фамилии соответствующая запись вносится с учетом следующих правил:

  • старая фамилия зачеркивается;
  • рядом или над старой фамилией указывается новая;
  • отметка о перемене пишется на внутренней части обложки с указанием реквизитов, подтверждающего документа;
  • ответственный за внесение правок сотрудник ставит свою подпись и расшифровку, а также печать организации.

Отдельно стоит отметить, что вносить правки рекомендуется компактно, ведь они могут производиться не однократно, поскольку часто происходит изменение фамилии в трудовой книжке после замужества. Печать организации необходимо размещать так, чтобы она не мешала прочтению сведений.

В качестве образца как изменить фамилию в ТК, приведем следующую запись, сделанную на внутренней части обложки документа:

«Фамилия Иванова изменена на Петрова на основании свидетельства о заключении брака серии АТ №123321, выданного 01.05.2017 года Кутузовским отделом ЗАГС, Управления ЗАГС Москвы. Специалист по кадрам Подпись (Сидорова А.Л.) печать организации».

Образец смены фамилии в трудовой книжке

В данном материале рассмотрен самый распространенный случай, требующий внесения изменений в ТК. Несмотря на разнообразие поводов для редактирования сведений в этом документе, общий алгоритм действий и формулировки остаются схожими.

Куда еще внести изменения

Помимо ТК поправки, содержащие информацию об актуальных персональных данных работника, вносятся в следующие учетные и кадровые документы:

  • личное дело;
  • лицевые счета;
  • трудовой договор;
  • все иные кадровые и бухгалтерские бланки, где это необходимо (то есть где указаны персональные данные).

В личной карточке старые данные могут быть зачеркнуты чертой и внесены актуальные, либо распечатывается бланк страницы из карточки с новыми сведениями, а на старом листе проставляется отметка о его замене.

Обязательно указываются дата обновления, реквизиты документа-основания, данные о лице, вносящем поправки, проставляются его подпись и печать.

Если не хватает места, информацию можно указать в свободных полях раздела «Дополнительные сведения».

По поводу обязательности внесения поправок в контракт есть разные мнения. Часть кадровых работников не видит в этом необходимости, ссылаясь на ст. 57 ТК РФ, которая устанавливает, что редактирование контракта необходимо только в случае внесения недостающих данных, а не в случае их изменения. Но во избежание неприятностей поправки лучше утвердить допсоглашением.

Ответственность сторон за достоверность информации

За правильное заполнение документов о работнике несет ответственность работодатель. Сотрудники, оформляющие бланки, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности и иным санкциям, установленным законом, при допущении ошибок и ненадлежащем исполнении своих обязанностей.

Ответственность работника за предоставление достоверной информации прямо в законодательстве не установлена.

Работодатель может по своей инициативе внести обязательство по предоставлению актуальных данных в конкретный срок в контракт или внутренние локальные акты.

В этом случае при нарушении этих правил сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. При этом работник должен быть в обязательном порядке ознакомлен под роспись с такими документами, то есть знать о такой обязанности.

Приказ о замене фамилии в документах

Источник: https://ppt.ru/art/tk/smena-familii

Изменение фамилии в трудовой книжке: необходимые документы, порядок оформления и образец записи

Внесение изменения в трудовую книжку фамилии

Необходимость внесения изменений в трудовую книжку чаще всего возникает после того, как сотрудница вышла замуж. В большинстве случаев работодатели не допускают ошибок в процессе внесения правок, но им необходимо строго следовать установленным правилам.

Основания для изменения фамилии в трудовой книжке

Смена фамилии при заключении брака подтверждается свидетельством о регистрации брака. Это следует из ст. 30 Федерального закона от 15 ноября 1997 года №143-ФЗ. Также смена фамилии обязательно отображается в паспорте гражданина.

После того как брак заключен, и сотрудница изменила фамилию, ее паспорт автоматически становится недействительным, согласно п. 4, 12, 15 Положения о паспорте от 1997 года.

И ей в обязательном порядке в установленные сроки нужно пройти процедуру замены паспорта.

Согласно ст. 66 Трудового кодекса, трудовая книжка является ключевым документом по трудовой деятельности сотрудника, в котором вносятся соответствующие сведения о его карьерном пути, наградах, образовании и пр. Обязанность по ведению трудовых книжек возлагается на работодателей.

Форма и порядок ведения указанного документа закрепляется в двух нормативно-правовых актах: в Правилах ведения трудовых книжек, которые утверждены Постановлением Правительства в 2003 году №225, и в Инструкции по заполнению трудовых книжек №69 от 2003 года.

На основании пп. «а» п. 9 Правил №225 в трудовой книжке должна содержаться фамилия сотрудника, которая прописывается здесь на основании его паспорта. Соответственно, при изменении фамилии и паспорта эти изменения должны найти отражение в трудовой книжке.

Процедура изменения фамилии в трудовой книжке должна происходить на основе п. 26 Правил №225 и п. 2.3 Инструкции №69.

Все изменения в трудовых книжках должны иметь документальное подтверждение. Для того чтобы внести изменения, от сотрудника потребуются:

  1. Паспорт с новой фамилией (целесообразно обращаться к работодателю уже после того, как сотрудником был получен новый паспорт, хотя на это может уйти некоторое время).
  2. Свидетельство о заключении брака или свидетельство о расторжении брака, либо иные документы, которые подтверждают изменение фамилии.

Если в трудовой книжке неправильно была сделана запись о фамилии, то ее можно изменить на основании паспорта и свидетельства о рождении. Документы предоставляются работодателю в подлиннике. Работодателю следует снять с них копии и хранить их вместе с личным делом сотрудника.

Работнику необходимо только предоставить подтверждающие документы и написать заявление на внесение изменений. Сами же изменения вносятся работодателем. В трудовую книжку ему необходимо внести реквизиты документов, на основании которых делаются правки.

Помимо трудовой книжки, изменения фамилии стоит отобразить в иных важных документах: трудовом договоре, должностной инструкции, личной карточке и пр. Но обязанность внесения таких изменений законодательно не установлена, поэтому работодатель может сам определить целесообразность таких правок.

Также работодатель может обратиться в ПФР для получения работником нового СНИЛСа.

Процедура

Изменения в трудовую книжку не допускается вносить собственноручно, даже если на текущий момент работник не трудоустроен. Правки должны быть внесены у того работодателя, во время трудоустройства у которого произошла смена данных.

Если фамилия сотрудника изменилась, но изменения в трудовой не были сделаны до его увольнения, то изменить фамилию в его трудовой книжке допускается по его новому месту работу (у нового нанимателя).

Фамилия сотрудника находится на титульном листе трудовой книжки. Сюда, в отличие от разделов со сведениями о работе и награждениях, допускается вносить изменения путем исправления записи.

Процедура внесения изменений в трудовую книжку следующая:

  1. Сотрудник обращается к работодателю с заявлением на смену персональных данных. Оно составляется в свободной форме и содержит наименование работодателя, ФИО руководителя, ФИО сотрудника, его должность и подразделение работы, просьбу внести изменения, дату и подпись подачи заявления с расшифровкой.
  2. Работодатель издает приказ, в котором дает поручение кадровой службе внести изменения в кадровую документацию (это необходимо только в том случае, если за оформление трудовых не отвечает сам руководитель).
  3. Старая фамилия зачеркивается одной прямой линией.
  4. Рядом вписывается новая измененная фамилия. Где написать новую фамилию – не принципиально: это можно сделать сверху или рядом, либо под записью.
  5. Ссылка на реквизиты документов, на основании которых были внесены изменения, прописываются на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Четкая формулировка записи отсутствует. Можно прописать здесь, например, такую заметку: «Фамилия изменена на основании…».
  6. Под реквизитами документов ставится подпись должностного лица с расшифровкой, а также дата изменений.
  7. Запись заверяется печатью организации (при наличии, так как с 2015 года требование об обязательном использовании печати было упразднено). Печать нужно поставить таким образом, чтобы сохранить читаемость записей и не перекрывать их.

При внесении исправлений строго не допускается использование корректоров и ножей. Записи аккуратно вносятся ручкой. Все надписи стоит делать разборчивым подчерком, они должны быть хорошо читабельны.

Записи вносятся без сокращений. Дата внесения изменений прописывается арабскими цифрами. Работодателю следует использовать ручку синего, черного или фиолетового цвета. Образец записи о смене фамилии в трудовой книжке можно скачать здесь.

Таким образом, законодательство допускает возможность изменения фамилии сотрудника в трудовой книжке. Для этого старая фамилия зачеркивается, и рядом вносится новая.

На форзаце трудовой книжки необходимо прописать документы-основания для внесения правок, а также заверить их подписью и печатью работодателя.

Процедура внесения изменений в трудовую книжку предполагает прохождение таких этапов: написание работником заявления, предоставление документального подтверждения, издание приказа и оформление записей.

Источник: https://pravo.team/trudovoe/trudovaya-knizhka/izmenenie-familii.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.